Mẫu Tin Nhắn Vắng Mặt | Lưu Ý Tối Kỵ Để Không Mất …

Mẫu tin nhắn vắng mặt đang được rất nhiều người quan tâm và rất cần thiết sử dụng trong những nhiều trường hợp khác nhau đóng vai trò quan trọng. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể biết cách viết mẫu tin nhắn này hiệu quả và chuẩn nhất.

Hãy cùng Website Chuyên Nghiệp hướng dẫn chi tiết và giới thiệu đôi nét về hình thức này trong bài viết dưới đây.

Mẫu tin nhắn vắng mặt là gì

Tin nhắn vắng mặt được hiểu một cách đơn giản đó là một email phản hồi tự động các tin nhắn gửi đến cho bạn khi bạn đang trong thời gian nghỉ tương đối dài. Những thông báo nào sẽ giúp đảm bảo được chu trình làm việc được diễn ra thật suôn sẻ cho đến khi bạn hết kỳ nghỉ. Nếu không có những mẫu tin nhắn vắng mặt thì mọi người sẽ hiểu lầm khi thấy bạn không phản hồi.

Hiện nay, có nhiều loại tin nhắn vắng mặt tự động cho các kênh tin nhắn văn bản, cuộc gọi, email… Trong đó, email được đánh giá là kênh giao tiếp tiêu chuẩn cho các mẫu tin nhắn vắng mặt.

Mọi người cần phải thiết lập sẵn những mẫu tin nhắn vắng mặt t bất cứ khi nào mà mình không thể trả lời email trong giờ làm việc thông thường. Hình thức này rất phù hợp cho những khoảng thời gian ngắn.

Việc bạn tạo mẫu tin nhắn vắng mặt sẽ được phụ thuộc vào công việc và mức độ khẩn cấp của các tin nhắn. Nếu công việc của mọi người không nhất thiết phải sử dụng email thì không cần thiết để cài đặt nó.

Khi nào sử dụng tin nhắn vắng mặt

Nếu bạn không thể trả lời email trong giờ làm việc thông thường hoặc sẽ vắng mặt trong thời gian dài, nó sẽ rất hữu ích. Ngoài ra, nó cũng thích hợp để sử dụng khi bạn có một cuộc hẹn ngắn hạn hoặc cần tạm dừng hoạt động email trong một khoảng thời gian ngắn.

Việc thiết lập mẫu tin nhắn vắng mặt phụ thuộc vào mức độ quan trọng và khẩn cấp của các email gửi đến cho bạn. Nếu công việc của bạn không phải làm việc với email hoặc không cần xử lý quá nhiều thông tin từ email, bạn có thể không cần sử dụng nó.

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, việc sử dụng tin nhắn vắng mặt có thể giúp bạn duy trì sự chuyên nghiệp và giảm thiểu thời gian phản hồi muộn của bạn đối với email của đối tác hoặc khách hàng.

Hướng dẫn viết các mẫu tin nhắn vắng mặt hiệu quả, an toàn

Nếu bạn chưa biết cách để viết được những mẫu tin nhắn vắng mặt cho hiệu quả nhất thì đừng bỏ qua một số hướng dẫn đến từ Website Chuyên Nghiệp như sau:

1. Hãy cá nhân hóa

Do một số yếu tố cá nhân mà bạn phải vắng mặt dài hạn, hãy chia cài đặt mẫu tin nhắn sẵn một cách thẳng thắn và không nên tránh né. Mục đích chính là để mọi người biết được bạn đang làm gì, ở đâu và khi nào có thể quay lại…

2. Chọn một mẫu tin nhắn vắng mặt tự động trong Gmail

Khi bạn sử dụng email thì việc viết một đoạn văn bản để thông báo cho mọi người biết là mình đang không có mặt tại văn phòng khá dễ dàng. Ứng dụng này cung cấp nhiều cách tùy chọn, vì vậy các bạn có thể chọn nhiều loại thư báo mà mình cảm thấy phù hợp nhất khi không có mặt tại nơi làm việc.

3. Nội dung ngắn gọn và rõ ràng

Nội dung của những mẫu tin nhắn vắng mặt cần phải ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu. Hãy thẳng thắn với những thông báo mà bạn muốn đưa ra, nhằm đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng. Mọi người không cần phải tạo những yếu tố vui nhộn hay độc lạ vào tin nhắn vắng mặt của mình.

4. Thêm giá trị cho tin nhắn

Bạn cần tôn trọng thời gian của mọi người bằng cách tăng giá trị cho thông điệp trong mẫu tin nhắn vắng mặt. Việc thêm những thông tin hữu ích này có thể giúp họ cảm thấy tốt hơn khi phải chờ đợi phản hồi từ bạn.

5. Chú ý đến cấu trúc văn bản

Cho dù nội dung và cấu trúc mẫu tin nhắn vắng mặt của bạn có chuyên nghiệp và sáng tạo đến đâu nhưng nếu xuất hiện một lỗi ngữ pháp nào đó thì sẽ tự động mất hết uy tín. hầu hết, hiện nay các doanh nghiệp chuyên nghiệp sẽ rất chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất.

Vì vậy, bạn cần phải chắc chắn rằng mẫu tin nhắn vắng mặt của mình không mắc bất kỳ lỗi ngữ pháp nào.

Khi viết tin nhắn vắng mặt bạn cần lưu ý gì

Dù là mẫu tin nhắn nào đi chăng nữa, trước khi viết bạn cũng cần phải tìm hiểu và nghiên cứu thật kỹ lưỡng để đưa ra nội dung đúng trọng tâm. CÙng Website Chuyên Nghiệp chia sẻ một số lưu ý mọi người cần nắm vững khi viết những mẫu tin nhắn vắng mặt như sau:

• Tin nhắn tuyệt đối không được hài hước hay mang tính chất khoe khoang. Một tin nhắn vắng mặt cần có yếu tố thông báo, trang trọng. Cách tiếp cận mọi người tốt nhất là giữ cho thông điệp vắng mặt của bạn rõ ràng, ngắn gọn, xúc tích và chuyên nghiệp.
• Bạn sẽ không chắc chắn được đồng nghiệp của mình có thể trả lời thay những email nhanh chóng hay không. Vì vậy, hãy tránh cam kết sự giúp đỡ của đồng nghiệp, nếu có thì phải được sự cho phép của họ trước khi bạn cung cấp email và số điện thoại liên hệ của họ trong phần tin nhắn vắng mặt.
• Khi viết tin nhắn vắng mặt, hãy nói với mọi người rằng bạn sẽ trả lời ngay sau khi quay lại. Chắc chắn bạn sẽ có rất nhiều việc phải làm vào ngày trở về, vì vậy cần có thời gian cụ thể để đảm bảo không bị bỏ lỡ.

Những cách xin vắng mặt một cách lịch thiệp

Lời kết

Bài viết trên đây là những thông tin hữu ích đến từ Website Chuyên Nghiệp giúp bạn hiểu được mẫu tin nhắn vắng mặt là gì, cách viết như thế nào hiệu quả nhất.

Nếu mọi người còn muốn biết thêm các kiến thức khác thì hãy để lại bình luận phía dưới bài viết. Đội ngũ nhân viên chăm sóc khách hàng tại đây sẽ hỗ trợ nhanh chóng nhât.