Để thực hiện một chiến dịch Marketing hay hoạt động kinh doanh, tất cả các doanh nghiệp đều cần sử dụng một bản tóm tắt. Bản Brief này giúp người quản trị hiểu rõ những gì doanh nghiệp sẽ thực hiện và đánh giá tính khả thi của chiến lược. Vậy, brief là gì và những yếu tố nào cần có để tạo nên một Brief hoàn hảo? Cùng Web Chuyên Nghiệp giải đáp câu hỏi này trong bài viết dưới đây.
Brief là gì?
Brief là một tài liệu ngắn gọn được sử dụng để truyền đạt yêu cầu của khách hàng cho một dự án cụ thể, thường là cho các dự án marketing hoặc sáng tạo.
Brief là một công cụ quan trọng giúp khách hàng (client) và agency giao tiếp hiệu quả và cùng nhau làm việc để đạt được mục tiêu chung. Tài liệu này sẽ giúp định rõ các yêu cầu và mong đợi từ phía khách hàng, đồng thời cung cấp hướng dẫn và thông tin cần thiết cho những người thực hiện công việc ở phía agency.
Tầm quan trọng của brief với dự án
Việc tạo ra một bản brief chi tiết là cách tốt nhất để tránh xảy ra những hiểu lầm không đáng có, tình trạng chi tiêu vượt ngân sách, trễ deadline và sửa lỗi liên tục. Không chỉ vậy, quá trình viết brief (briefing) sẽ giúp đội ngũ sáng tạo nắm được những yêu cầu về sản phẩm cuối cùng và hoàn thiện theo nhu cầu của khách hàng.
Bản brief đóng vai trò thiết lập mối quan hệ giữa agency và khách hàng. Thông qua những gì đã thống nhất trên tài liệu, đôi bên đều hướng đến một mục tiêu chung và giao tiếp hiệu quả hơn. Nếu brief không được soạn cẩn thận, dự án có khả năng sẽ xảy ra những nhầm lẫn và gây lãng phí tiền bạc, thời gian. Do đó, briefing là quá trình cần thiết để các agency không rơi vào tình trạng phải bắt đầu lại khi có sai sót.
Các loại brief phổ biến trong marketing
Brief là tài liệu ghi chép những yêu cầu và nội dung cần thiết trong một dự án sáng tạo. Tuy nhiên, thực tế có hai loại brief chính được sử dụng, mỗi loại có mục đích và hướng đến nhóm đối tượng khác nhau:
Communication Brief
Communication Brief (Brief truyền thông) là một tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin chi tiết về dự án cho các bên liên quan, đặc biệt là trong lĩnh vực marketing, quảng cáo và thiết kế. Tài liệu này giúp đảm bảo rằng tất cả mọi người tham gia vào dự án đều hiểu rõ những thông tin cơ bản về dự án.
Communication brief thường bao gồm những thông tin chung về dự án như bối cảnh, mục tiêu, đối tượng mục tiêu, thông điệp chính, v.v. Mục đích chính của tài liệu là truyền đạt thông tin về dự án cho tất cả các bên liên quan, bao gồm cả những người không tham gia trực tiếp vào quá trình sáng tạo.
Creative Brief
Creative Brief (Brief sáng tạo) đóng vai trò như một bản hướng dẫn chi tiết cho nhóm sáng tạo, giúp họ hiểu rõ các mục tiêu, thông điệp chính và yêu cầu sáng tạo của dự án. Khác với brief truyền thông, creative brief được sử dụng chủ yếu trong nội bộ các nhóm sáng tạo, bao gồm copywriter, designer, art director, v.v.
Creative brief tập trung vào quá trình phát triển ý tưởng và thiết kế cho các dự án sáng tạo như quảng cáo, thiết kế đồ họa, video,… Do đó, nội dung của tài liệu này thường có độ chi tiết cao hơn nhằm cung cấp hướng dẫn cụ thể cho nhóm sáng tạo để họ có thể thực hiện tốt công việc của mình.
Các yếu tố cần có của một bản brief là gì?
Như thế nào là một bản brief chuẩn? Sau khi thực hiện nhiều dự án, các chuyên gia đã phát hiện có một số yếu tố nhất định có thể giúp brief của bạn hiệu quả hơn. Những yếu tố giúp brief trở nên hiệu quả hơn bao gồm:
Cung cấp thông tin cơ bản về doanh nghiệp
Một agency giỏi nên tìm hiểu về client của mình trước khi tiến hành thực hiện dự án sáng tạo. Agency không nhất thiết phải biết tất cả về client nhưng phải nắm được những thông tin nổi bật và quan trọng như lịch sử hoạt động, văn hóa công ty, giá trị cốt lõi và sứ mệnh công ty. Những điều này sẽ giúp agency lên ý tưởng sáng tạo phù hợp với client và hạn chế tình trạng chỉnh sửa nhiều lần.
Làm rõ mục tiêu
Bản brief cần nêu rõ kết quả cuối cùng của dự án mà client muốn nhìn thấy, tốt nhất là ghi chép chi tiết phạm vi và quy mô của dự án. Mục tiêu cuối cùng của dự án là gì? Cải thiện độ nhận diện thương hiệu, thúc đẩy lượng đăng ký hay thu hút khách hàng mới? Trong phần này, bạn nên ghi rõ rằng dự án cần được thực hiện trong khoảng thời gian nào và dự án này sẽ giúp ích gì cho doanh nghiệp.
Khám phá thêm về: Smart Goal Là Gì? 5 Nội Dung Quan Trọng Phải Biết
Xác định và hiểu rõ đối tượng mục tiêu
Xác định đối tượng mục tiêu là một phần quan trọng trong quá trình briefing. Nếu có thể, bạn nên cung cấp những thông tin càng chi tiết càng tốt về nhóm đối tượng bạn đang hướng tới. Agency đối tác sẽ dựa trên những thông tin này để thực hiện dự án sáng tạo nhằm thu hút đối tượng mục tiêu. Doanh nghiệp cũng có thể thực hiện một số nghiên cứu bổ sung để xây dựng chân dung khách hàng lý tưởng trong briefing.
Thông tin ngắn gọn, súc tích
Briefing là một văn bản súc tích, cô đọng những thông tin quan trọng về dự án, chiến dịch cho các bên liên quan. Việc tóm tắt thông tin ngắn gọn giúp loại bỏ những chi tiết không cần thiết, tập trung vào những nội dung trọng tâm của dự án. Nhờ đó, người đọc có thể nhanh chóng nắm bắt thông tin chính mà không cần dành nhiều thời gian để đọc văn bản dài dòng.
Xem xét đối thủ cạnh tranh
Trong brief, bạn nên chia sẻ thông tin về các đối thủ cạnh tranh đang cung cấp sản phẩm tương tự. Bằng cách chia sẻ những thông tin này, bạn có thể giúp cho các bên liên quan trong dự án hiểu rõ hơn về thị trường cạnh tranh và đưa ra những chiến lược marketing hiệu quả nhất. Agency đối tác có thể dựa trên thông tin này để tạo ra những sản phẩm sáng tạo thực sự khác biệt trên thị trường.
Xác định các quy trình và nhóm liên quan
Cung cấp thông tin rõ ràng về quy trình sáng tạo, các nhóm tham gia dự án và vai trò của từng nhóm là rất cần thiết. Mỗi giai đoạn của dự án sẽ cần bao nhiêu thời gian? Ai chịu trách nhiệm cho phần nào? Những điều này nên được sắp xếp từ đầu để đảm bảo việc thực hiện dự án trơn tru và thuận lợi hơn. Các nhóm sáng tạo sẽ nhận được brief và hiểu được vai trò của mình trong dự án, từ đó triển khai dự án theo thời hạn đã định.
5 bước viết một bản brief chuẩn
Đến đây, bạn đã hiểu được các yếu tố cần có của một bản brief chuẩn là gì. Vậy, nên bắt đầu viết brief từ đâu? Nếu bạn vẫn còn mơ hồ, hãy tham khảo 5 bước cơ bản khi viết một bản brief của Web Chuyên Nghiệp ngay sau đây!
Bước 1: Thông tin cơ bản về client và dự án
Trước tiên, hãy bắt đầu bằng việc cung cấp những thông tin “nền” về client và tổng thể dự án. Trong phần đầu tiên, bạn cần mô tả chi tiết lý do dự án được bắt đầu và những lợi ích mà nó có thể mang lại cho client nếu hiệu quả. Như đã đề cập trong phần trước, agency có thể tìm hiểu thêm về doanh nghiệp như tầm nhìn và sứ mệnh, giá trị cốt lõi hoặc lịch sử hoạt động.
Ví dụ: Dự án sáng tạo đang được thảo luận nhằm cải thiện trải nghiệm người dùng trên ứng dụng di động, cụ thể là tích hợp các tính năng quản lý đơn hàng và thanh toán trực tuyến. Dự án này sẽ giúp khách hàng của công ty hài lòng hơn và tối ưu hóa quy trình bán hàng. Agency đối tác cần có kinh nghiệm phát triển ứng dụng di động và thiết kế UI/UX chuyên nghiệp.
Bước 2: Xác định mục tiêu cụ thể
Tiếp theo, brief cần nêu rõ mục tiêu cụ thể mà dự án này đang hướng đến. Chẳng hạn, bạn nên nói rõ dự án sẽ thành công nếu đạt được những thông số hoặc tạo ra ảnh hưởng như thế nào. Hãy sử dụng những thước đo có thể đo lường, ví dụ như một chỉ số nào đó, để xác định liệu dự án có đạt được mục tiêu hay không.
Ví dụ: Mục tiêu của một chiến dịch quảng cáo là tăng nhận thức của công chúng về thương hiệu. Thành công của chiến dịch có thể được đo lường bằng việc cải thiện số lượng người theo dõi tài khoản mạng xã hội của công ty lên 10.000 người trong 6 tháng. Như vậy, chiến dịch được cho là thành công nếu đạt được mục tiêu này.
Bước 3: Phạm vi công việc trong các giai đoạn
Trong bước 3, hãy chỉ định rõ các giai đoạn triển khai dự án bao gồm những công việc nào. Kết quả đạt được sau mỗi giai đoạn cần được xác định cụ thể để đảm bảo dự án hoàn thiện đúng tiến độ. Điều này cho client biết họ có thể mong đợi nhận được những gì khi từng giai đoạn được hoàn thiện.
Ví dụ: Bạn có một dự án thiết kế website cho doanh nghiệp, dự án bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau như lên kế hoạch, thiết kế và phát triển, kiểm tra và chỉnh sửa,… Trong giai đoạn thiết kế và phát triển, agency sẽ thiết kế giao diện và lập trình website trong 4 tuần. Như vậy sau 4 tuần, giai đoạn thiết kế và phát triển sẽ kết thúc và client nhận được bản demo cho website.
Bước 4: Xác định các bên liên quan và vai trò
Một chức năng quan trọng của brief là xác định được các bên liên quan và vai trò của họ trong dự án. Khi các bên liên quan và vai trò của họ được xác định rõ ràng, điều này sẽ hạn chế tối đa sự nhầm lẫn và lãng phí thời gian do giao tiếp không hiệu quả hoặc tình trạng chậm trễ do người khác thực hiện công việc không thuộc trách nhiệm của họ.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả những người có thể bị ảnh hưởng bởi dự án, bao gồm cả khách hàng, nhân viên, nhà đầu tư, v.v. Sau khi đã liệt kê tất cả các bên liên quan, hãy phân tích vai trò của mỗi bên liên quan trong dự án. Cuối cùng, hãy gán trách nhiệm cụ thể cho từng bên liên quan bao gồm xác định những gì họ cần làm, khi nào họ cần làm và họ cần báo cáo cho ai.
Bước 5: Ước tính ngân sách và deadline
Cuối cùng, hãy xác định các mốc thời gian cụ thể cho dự án và ngân sách dự kiến. Thực tế, việc chia nhỏ dự án thành các giai đoạn nhỏ với deadline cụ thể sẽ giúp quản lý dự án cụ thể hơn. Khi một giai đoạn được hoàn thành, giai đoạn tiếp theo sẽ bắt đầu ngay sau đó. Khi briefing, bạn cần thiết lập deadline dựa trên tính toán chuyên môn của các nhóm tham gia và nhu cầu của client.
Ước tính ngân sách là một bước quan trọng trong quá trình lập kế hoạch và quản lý dự án. Ngân sách giúp bạn theo dõi và kiểm soát chi phí cho dự án, đảm bảo rằng dự án không bị vượt quá ngân sách đề ra. Có nhiều phương pháp khác nhau để xác định ngân sách cho dự án:
- Phương pháp dựa trên kinh nghiệm: Phương pháp này tính toán ngân sách dự kiến dựa trên kinh nghiệm của bạn hoặc kinh nghiệm của những người khác trong việc thực hiện các dự án tương tự.
- Phương pháp dựa trên phân tích thị trường: Phương pháp này phân tích giá cả dịch vụ tương tự trên thị trường để ước tính ngân sách cần thiết.
- Phương pháp phân tích công việc: Phương pháp này chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ hơn và sau đó ước tính chi phí cho từng công việc.
- Phương pháp dựa trên thỏa thuận: Agency sẽ thảo luận trực tiếp với khách hàng dựa trên khả năng tài chính của khách hàng để xác định ngân sách.
Tổng kết
Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu brief là gì và các yếu tố cần có để tạo ra một bản brief chuẩn chỉnh. Một bản brief hiệu quả cần phải rõ ràng, chính xác và cung cấp đủ thông tin cho các bên liên quan trong dự án. Mong rằng Web Chuyên Nghiệp đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và hẹn gặp lại bạn trong những bài viết thú vị hơn!
Website Chuyên Nghiệp là đơn vị Agency chuyên thiết kế website uy tín chất lượng tại TPHCM. Với đội ngũ chuyên viên IT, Design, SEO gần 10 năm kinh nghiệm trong ngành Thiết kế website. Truy cập ngay webchuyennghiep.com.vn để biết thêm thông tin