Hóa Đơn Đầu Ra Là Gì | Thiếu Hóa Đơn Đầu Ra Phải Làm Sao

Bạn muốn kê khai hóa đơn chính xác nhất để không gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp thì cần phải hiểu rõ hóa đơn đầu ra là gì và nắm được những nguyên tắc trước khi xuất hóa đơn. Từ đó bạn sẽ biết được đâu là những điều nên tránh để không mắc phải sai lầm đáng tiếc xảy ra.

Bài viết dưới đây là những lưu ý quan trọng về hóa đơn đầu ra được Website Chuyên Nghiệp chia sẻ đến bạn đọc tham khảo.

Hóa đơn đầu ra là gì

Hóa đơn đầu ra (tiếng Anh là “invoice”) là một chứng từ kế toán chứng nhận sự xuất hiện của một giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Nó được lập ra để ghi nhận các thông tin về số lượng, giá cả, tổng cộng, thuế và các điều kiện thanh toán liên quan đến giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn đầu ra thường được gửi đến khách hàng như một yêu cầu thanh toán sau khi họ đã nhận hàng hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp.

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 6, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng sẽ được coi là hợp lệ và hợp pháp khi có đầy đủ các nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, MST của người bán
• Tên, địa chỉ, MST của người mua (nếu có)
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT…
• Tổng số tiền thanh toán
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có)
• Thời điểm lập hóa đơn
• Mã của Cơ quan thuế (Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế)
• Các loại phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và các nội dung khác liên quan (nếu có).

Nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra

1. Nội dung ghi trên hóa đơn

Khi lập hóa đơn xuất, kế toán cần chú ý từng từ một, nếu không có thể gặp trường hợp: đang áp suất thuế thấp lại bị bắt buộc phải nâng mức thuế lên nhiều lần.

Ví dụ: Một doanh nghiệp vận tải trong thời gian giảm thuế VAT từ 10% xuống 5%. Tuy nhiên, nếu trong hóa đơn xuất, kế toán viết “Dịch vụ vận tải” thì thuế suất sẽ là 5%, nếu viết “Cho thuê xe” thì thuế suất sẽ là 10%.

2. Kiểm tra hoá đơn không bị sót

Kiểm tra hoá đơn để không bị sót là một công việc rất quan trọng. Các nhân viên kế toán có trách nhiệm xem xét tất cả các loại hoá đơn xuất hàng tháng để đảm bảo chúng được điền đầy đủ 100%. Trong trường hợp có hoá đơn bị bỏ sót, cần phải nhanh chóng lập thêm hoá đơn và khai báo và nộp thuế theo quy định.

3. Thời gian phát hành hoá đơn xuất hàng

Theo Điều 2, Điều lệ 16, Thông tư 39/TT-BTC, thời điểm phát hành hóa đơn khi chuyển quyền sở hữu, sử dụng hàng hóa, dịch vụ, công trình lắp đặt được quy định khác nhau, nội dung cụ thể khác nhau. Các đối tượng sản phẩm được quy định như sau:

• Thời điểm phát hành hóa đơn khi bán hàng hóa: Khi chuyển quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Thời điểm phát hành hóa đơn khi cung cấp dịch vụ: Là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trong trường hợp thu tiền trước hoặc trong quá trình thực hiện giao dịch, thời điểm thu tiền được coi là ngày thu tiền.
• Thời điểm phát hành hóa đơn cho dịch vụ điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, truyền hình: Không quá 7 ngày từ ngày ghi số liệu tiêu thụ điện và nước hoặc ngày kết thúc thời kỳ quy định đối với dịch vụ truyền hình, viễn thông.
• Thời điểm phát hành hóa đơn xây dựng, lắp đặt: Là ngày bàn giao và nghiệm thu công trình (không phân biệt đã thu tiền hay chưa).
• Thời điểm phát hành hóa đơn xăng dầu: Trong trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ, đối với người mua là tổ chức và cá nhân kinh doanh, cung cấp dịch vụ ngân hàng và chứng khoán, thực hiện định kỳ theo hợp đồng ký kết giữa hai bên, kèm với các tài liệu và khai báo được chứng thực bởi cả hai bên, không quá ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động cung cấp xăng dầu.
• Thời điểm phát hành hóa đơn xuất khẩu: Doanh nghiệp cần sử dụng hóa đơn thương mại quy định thời điểm bán hàng hóa, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Ngày xác nhận doanh thu chịu thuế được quy định là ngày hoàn tất thủ tục hải quan.

4. Sản phẩm nội bộ cũng cần phải xuất hóa đơn đầu ra

Đối với trường hợp doanh nghiệp có chính sách trả lương cho nhân viên bằng sản phẩm hoặc xuất khẩu hàng hóa với mục đích tặng, hiến, từ thiện,… thì cần phải xuất hóa đơn và khai báo và nộp thuế VAT theo quy định của pháp luật. Nếu phát hiện những số tiền này thì sẽ bị xử phạt và tính thêm lãi suất khi làm tổng kết thuế cho doanh nghiệp.

5. Xuất hóa đơn đầu ra theo số từ bé đến lớn

Nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra mà các doanh nghiệp phải luôn tuân thủ là phải làm theo số thứ tự tăng dần từ bé đến lớn. Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc, nhiều cơ sở kinh doanh được cấp quyền bán hàng sử dụng cùng một loại hóa đơn xuất ra và chia sẻ phương pháp ký hiệu chung cho mỗi đơn vị, tổ chức cần theo dõi để phân bổ quyền giao hàng cho từng ủy ban. Các đơn vị này sẽ được lập hóa đơn theo thứ tự được chia.

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị trực thuộc sử dụng cùng loại hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử với phương pháp ký hiệu chung để lấy ngẫu nhiên từ máy chủ thì doanh nghiệp cần có kế hoạch truy cập ngẫu nhiên cho từng đơn vị. Hóa đơn được lập theo thứ tự tăng dần cho việc lấy hóa đơn toàn bộ chi nhánh.

Hóa đơn đầu ra đã kê khai có hủy được không

Theo Khoản 1, 2 của Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định cụ thể về việc hủy bỏ – xóa bỏ hóa đơn điện tử:

1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện hóa đơn điện tử bị sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký số điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)”.

>> Theo quy định số 2 của thông tư thì kế toán không được phép hủy hóa đơn đã kê khai thuế. Cách giải quyết khi xảy ra sai sót là lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn xuất sai.

Quên khai báo hóa đơn đầu ra, phải xử lý như thế nào

Đối chiếu theo công văn số 4943/TCT-KK của Tổng cục thuế ngày 23/11/2015, khi phát hiện hóa đơn, chứng từ của các kỳ trước chưa được kê khai thì người nộp thuế có nghĩa vụ kê khai và khấu trừ bổ sung.

Tuy nhiên, theo quy định thì hóa đơn đầu ra và hóa đơn đầu vào có thời điểm kê khai bổ sung khác nhau. Cụ thể, thời điểm doanh nghiệp bán hàng và xuất hóa đơn kỳ nào thì người nộp thuế sẽ kê khai bổ sung vào kỳ đó theo quy định. Ví dụ, tháng 7/2022 doanh nghiệp nhận thấy kỳ hóa đơn từ tháng 5/2022 chưa kê khai thì cần tiến hành điều chỉnh hồ sơ khai thuế GTGT cho kỳ tháng 5 cho đầy đủ.

1. Xử lý hóa đơn đầu ra bị thiếu

Nếu hóa đơn đầu ra bị bỏ sót (thiếu) trong tháng đã khai báo (tức là hóa đơn chưa được yêu cầu) mà kế toán phát hiện bất cứ lúc nào trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra sẽ được bổ sung khai báo trong tháng khai báo thiếu. Hóa đơn đầu ra bị bỏ sót trong trường hợp này khác với trường hợp của hóa đơn đầu vào.

Nếu hóa đơn đầu ra đã được khai báo nhưng sai sót sau khi kết thúc thời hạn khai báo. Sai sót có thể không ảnh hưởng đến thuế. Hoặc các chỉ tiêu sai sót ảnh hưởng trực tiếp đến thuế. Chắc chắn, trong tháng phát hiện, kế toán phải thực hiện khai báo bổ sung trong tháng khai báo sai trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định kiểm tra và kiểm tra.

2. Hướng dẫn cách kê khai hóa đơn đầu ra bị thiếu

Các trường hợp hóa đơn đầu ra bị bỏ sót (thiếu) được yêu cầu phải thực hiện khai bổ sung trong kỳ phát sinh hóa đơn đó.

Theo quy định của Bộ Tài chính, hồ sơ khai bổ sung cụ thể bao gồm:

• Tờ khai thuế của kỳ tính thuế bị sai sót đã được bổ sung, điều chỉnh;
• Bản giải trình khai bổ sung, điều chỉnh mẫu số 01/KHBS ban hành kèm theo Thông tư này (trong trường hợp khai bổ sung, điều chỉnh có phát sinh chênh lệch tiền thuế);
• Tài liệu kèm theo giải thích số liệu trong bản giải trình khai bổ sung, điều chỉnh.

Làm mất hóa đơn đầu ra bị xử phạt như thế nào

Hình thức xử phạt đối với vi phạm các quy định trên là 20% số thuế chênh lệch hoặc số tiền hoàn lại thuế vượt quá quy định pháp luật.

Cơ quan thuế sẽ xác định số thuế nợ, số ngày nợ thuế, số tiền nợ thuế, số tiền phạt và ra quyết định xử phạt theo quy định.

Trường hợp vi phạm các quy định của các trường hợp trên, ngoài việc bị phạt 20% số thuế chênh lệch hoặc số tiền hoàn lại vượt quá quy định, doanh nghiệp sẽ phải khắc phục hậu quả bằng cách nộp đầy đủ số thuế nợ, thiếu hoặc chậm nộp thuế vào ngân sách Nhà nước.

Trong trường hợp người đóng thuế khai báo sai theo các trường hợp trên, nhưng không dẫn đến thiếu thuế phải nộp hoặc tăng số tiền hoàn lại thuế, sẽ không bị xử phạt.

1. Làm mất hóa đơn đầu ra khi chưa thông báo phát hành

Tại điều 25, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 05/12/2020 quy định về hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu ra trước khi thông báo phát hành hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế nhưng chưa xuất sẽ có các mức phạt như sau:

• Phạt cảnh cáo: Nếu làm mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn chậm trễ quá thời gian trong khoảng từ 1 đến 5 ngày (tính từ ngày hết hạn theo quy định) và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền 1 đến 4 triệu đồng: Nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 1 đến 5 ngày (tính từ ngày hết hạn theo quy định và trừ các trường hợp tại Khoản 1 điều này).
• Phạt tiền từ 4 đến 8 triệu đồng: Nếu làm mất, cháy, hỏng hóa đơn chậm trễ quá thời hạn từ 6 ngày trở lên (tính từ ngày hết hạn theo quy định) hoặc không khai báo sai phạm của mình.

2. Làm mất hóa đơn đầu ra đã thông báo phát hành

Tại Điều 26, Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định về hành vi làm mất hóa đơn đầu ra đã thông báo phát hành, cụ thể như sau:

• Phạt cảnh cáo đối với các hành vi: Làm mất, hỏng, cháy hóa đơn đã lập (liên 1, liên 3) và đã kê khai nộp thuế có hồ sơ, giấy tờ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ, đồng thời có tình tiết giảm nhẹ; hoặc làm mất, cháy hỏng các hóa đơn kê khai sai (đã xóa bỏ) và người bán lập thêm bill khác để thay cho hóa đơn đó.
• Mức phạt từ 3 đến 5 triệu đồng đối với các hành vi: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên 2) và đã kê khai nộp thuế có hồ sơ, giấy tờ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ, đồng thời có tình tiết giảm nhẹ; hoặc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn và có biên bản giữa 2 bên bán và mua để làm bằng chứng.
• Mức phạt từ 4 đến 8 triệu đồng đối với các hành vi: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập hóa đơn; hoặc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn liên 2; đã kê khai nộp thuế, có hồ sơ, chứng từ chứng minh quá trình mua bán hàng hóa, dịch vụ. Nếu doanh nghiệp làm mất hóa đơn thì phải có giấy tờ chứng mình sự việc.
• Mức phạt từ 5 đến 10 triệu đồng đối với các hành vì: Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập và đã khai nộp thuế trong quá trình lưu trữ hoặc sử dụng hóa đơn (trừ trường hợp đã quy định ở các điều trên).

Lời kết

Bài viết trên đây là tổng hợp những thông tin đầy đủ và chi tiết giúp bạn hiểu được hóa đơn đầu ra là gì. Hy vọng với chia sẻ này, các kế toán viên sẽ rút ra được nhiều bài học và không gây ra sai lầm làm ảnh hưởng, tổn thất đến doanh nghiệp của mình.

Nếu bạn còn muốn biết thêm những thông tin khác liên quan đến vấn đề này thì hãy theo dõi Website Chuyên Nghiệp để được cập nhật kiến thức mỗi ngày nhé.