Budget Là Gì? 6 Bước Lập Kế Hoạch Ngân Sách Hiệu Quả

Budget là gì? Đối với các doanh nghiệp, việc lập ngân sách là vô cùng cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực tài chính để hoạt động. Việc lập kế hoạch ngân sách cũng đòi hỏi những tính toán tỉ mỉ và dự đoán trước những tình huống ngoài ý muốn có thể xảy ra. Trong bài viết này, Web Chuyên Nghiệp sẽ cùng bạn tìm hiểu về budget và cách lập kế hoạch ngân sách chi tiết.

Budget là gì?

Budget là ngân sách hoặc kế hoạch tài chính chi tiết dựa trên các hoạt động kinh doanh dự đoán trong tương lai. Ngân sách giúp doanh nghiệp xác định rõ các hoạt động tài chính để tính toán và quản lý chi phí liên quan đến mục tiêu tài chính.

Từ đó giúp doanh nghiệp ra quyết định đúng đắn và tận dụng tài nguyên một cách hiệu quả. Budget thường được tổng hợp và đánh giá lại định kỳ.

Thuật ngữ budget thường được sử dụng trong môi trường doanh nghiệp và các tổ chức. Mỗi doanh nghiệp đều cần lập ngân sách để chi tiêu cho nhiều mục đích khác nhau như chi tiêu văn phòng, chi tiêu điện nước, khoản chi cho marketing, nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới,…. Mục đích chính của việc lập budget là để người quản lý nắm được tình hình tài chính doanh nghiệp và kiểm soát dòng tiền hiệu quả.

Tầm quan trọng của việc lập budget

Một kế hoạch ngân sách là công cụ hiệu quả giúp theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp. Những thông tin tài chính này giúp ban quản trị lên kế hoạch cho mọi hoạt động khác như thuê nhân viên mới, mở rộng văn phòng, nghiên cứu sản phẩm mới,… Cụ thể hơn, những lý do khiến việc lập budget quan trọng là:

Chuẩn bị cho những trường hợp khẩn cấp

Bạn không bao giờ biết được điều gì có thể xảy ra với doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh. Chính vì vậy, việc lên kế hoạch cho những điều bất ngờ xảy ra là rất quan trọng. Việc chi tiêu trong phạm vi ngân sách có thể giúp bạn kiểm soát được chi tiêu và lên kế hoạch dự phòng tiền cho các trường hợp khẩn cấp. Nhờ có khoản dự phòng, bạn có thể duy trì hoạt động kinh doanh và giảm thiểu tác động tiêu cực của các tình huống bất ngờ.

Thu hút nhà đầu tư

Khả năng lập budget là một yếu tố cần thiết khi doanh nghiệp cần huy động vốn để mở rộng hoạt động kinh doanh. Một kế hoạch ngân sách chi tiết cho thấy doanh nghiệp có kế hoạch rõ ràng, minh bạch và có trách nhiệm trong việc sử dụng vốn. Các nhà đầu tư sẽ muốn đầu tư vào một công ty biết kiểm soát chặt chẽ dòng tiền của mình vì điều này giúp họ theo dõi được tiền của mình có được sử dụng hợp lý hay không.

TÌm hiểu thêm về: Giá Offer Là Gì | 4 Điều Cần Biết Về Offer Trong Kinh Doanh

Thiết lập mục tiêu bán hàng

Mục tiêu bán hàng có thể là doanh số bán hàng, chia sẻ thị phần, lợi nhuận hoặc các chỉ số khác liên quan đến hoạt động kinh doanh. Dựa trên mục tiêu bán hàng, doanh nghiệp cần ước lượng doanh số bán hàng cần đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể. Việc ước lượng doanh số bán hàng sẽ giúp xác định nguồn tài chính cần thiết và định rõ phạm vi ngân sách cần thiết.

Thanh toán nợ

Budget giúp bạn lập kế hoạch thanh toán nợ cụ thể, bao gồm số tiền thanh toán, thời hạn thanh toán và phương thức thanh toán. Lập ngân sách giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng tài chính của mình và xác định xem liệu có đủ nguồn lực để thanh toán nợ hay không. Bằng cách theo dõi thu chi hàng ngày và điều chỉnh chi tiêu, doanh nghiệp có thể tích luỹ các nguồn lực cần thiết để đảm bảo việc thanh toán nợ đúng hạn.

Đạt được mục tiêu tài chính

Quá trình lập ngân sách giúp doanh nghiệp xác định và quản lý các khoản chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh. Bằng cách xác định các khoản chi phí cần thiết và ước lượng số tiền cần chi trả, ngân sách giúp tạo ra một kế hoạch chi tiêu cụ thể. Việc quản lý chi phí hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tài nguyên và đạt được mục tiêu tài chính như tăng lợi nhuận hoặc cải thiện tỷ suất sinh lời.

Ra quyết định tài chính

Hầu hết các doanh nghiệp đều sẽ đối mặt với những quyết định lớn có thể ảnh hưởng đến dòng tiền ra – vào. Ngân sách có ảnh hưởng đáng kể đến các quyết định tài chính của công ty. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể xác định mức đầu tư tối đa có thể dành cho các dự án mới và đánh giá xem chúng có khả quan về mặt tài chính hay không. Hoặc nếu doanh nghiệp muốn tăng lương cho nhân viên, họ có thể tăng khoảng bao nhiêu.

Những yếu tố cần có khi lập budget

Khi đã hiểu khái niệm budget là gì rồi, vậy thì đâu là những yếu tố cần có khi lập ngân sách. Hầu hết các công ty đều có một số khoản cần chi trả cố định thường xuyên như hàng tháng, hàng quý, hàng năm hoặc theo cách khác – để duy trì hoạt động kinh doanh. Ngân sách đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng doanh nghiệp đủ khả năng trang trải các khoản chi phí này. Nếu không có tính toán ngân sách, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều khó khăn, thậm chí tệ hơn là phá sản.

Khi lập kế hoạch ngân sách cho một doanh nghiệp, có một số khoản tiền cần xem xét để đảm bảo tính toàn diện và hiệu quả:

• Doanh thu: Xác định và ước tính doanh thu dự kiến cho doanh nghiệp trong một khoảng thời gian cụ thể, ví dụ như hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Điều này có thể dựa trên các yếu tố như doanh số bán hàng, giá bán trung bình, xu hướng thị trường và các yếu tố kinh doanh khác.
• Chi phí hoạt động: Chi phí hoạt động là tổng số tiền mà một tổ chức hoặc doanh nghiệp phải chi trả để duy trì và vận hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày của mình. Đây là các chi phí cần thiết để sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ, quản lý doanh nghiệp và duy trì các hoạt động cốt lõi.
• Tiền lương và phúc lợi: Tiền lương và phúc lợi bao gồm tiền lương cơ bản, các khoản phụ cấp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và các khoản phúc lợi khác mà doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên.
• Tiền mặt dự trữ: Tiền mặt dự trữ giúp bảo vệ khả năng hoạt động và ứng phó với các tình huống không mong đợi hoặc khẩn cấp như khó khăn tài chính, thay đổi đột ngột trong thị trường, hay chi phí không lường trước được. Mức độ tiền mặt dự trữ cần phụ thuộc vào nhiều yếu tố bao gồm loại hình kinh doanh, ngành công nghiệp, và môi trường kinh doanh cụ thể.
• Đầu tư và phát triển: Bao gồm các khoản chi tiêu để nghiên cứu, phát triển sản phẩm, dịch vụ mới hoặc cải tiến sản phẩm hiện có nhằm nâng cao hiệu suất và sự phát triển của doanh nghiệp.
• Marketing và quảng cáo: Bao gồm chi phí quảng cáo truyền thông, chiến lược marketing, chi phí SEO, PPC, quảng cáo trực tuyến, và các chi phí liên quan đến việc quảng bá sản phẩm/dịch vụ.
• Chi phí khác: Các khoản chi phí không thuộc các danh mục trên như chi phí hội nhập, đào tạo nhân viên, chi phí hội nghị, và các chi phí đặc biệt khác theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

6 bước lập kế hoạch budget chi tiết

Càng hoạt động lâu năm, doanh nghiệp càng có nhiều dữ liệu để xây dựng ngân sách cho tương lai. Tuy nhiên, nếu là một công ty start-up, doanh nghiệp sẽ cần nghiên cứu về trung bình chi phí của các doanh nghiệp trong ngành để có ước tính cơ bản về doanh thu và chi phí. Nhìn chung, các bước để lập kế hoạch budget bao gồm:

Bước 1: Kiểm tra doanh thu

Một trong những bước đầu tiên khi lập ngân sách là xem xét tất cả những nguồn thu mà doanh nghiệp có thể có được. Hãy cộng tất cả các nguồn thu nhập đó lại để xác định dòng tiền vào của doanh nghiệp hàng tháng. Điều quan trọng là phải theo dõi thu chi trong nhiều tháng liên tục và tốt nhất là trong 12 tháng trước đó.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần chú ý đến cách mà thu nhập hàng tháng thay đổi theo thời gian và cố gắng tìm kiếm các xu hướng của dòng tiền theo mùa. Ví dụ, doanh nghiệp của bạn có thể gặp phải sự sụt giảm doanh thu sau kỳ nghỉ hoặc trong những tháng mùa hè. Hiểu được những thay đổi theo mùa này sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho những tháng ít lợi nhuận và xây dựng nền tảng tài chính vững chắc.

Sau đó, doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu quá khứ và xu hướng lịch sử để đưa ra dự báo doanh thu cho những tháng trong tương lai. Lưu ý rằng bạn dự báo doanh thu chứ không phải lợi nhuân. Doanh thu là toàn bộ khoản thu từ bán hàng và chưa trừ đi bất cứ chi phí nào. Lợi nhuận là phần tiền còn dư lại sau khi lấy doanh thu trừ phí toàn bộ chi phí.

Bước 2: Tính toán chi phí cố định

Bước thứ hai trong việc lập ngân sách doanh nghiệp là cộng tất cả chi phí cố định lại và dự đoán chi phí cố định cho tương lai. Chi phí cố định là những chi phí không thay đổi dù thu nhập của doanh nghiệp có như thế nào. Một số ví dụ về chi phí cố định trong doanh nghiệp bao gồm:

• Tiền thuê văn phòng
• Chi phí lãi vay
• Lương nhân viên
• Khấu hao tài sản
• Bảo hiểm cho nhân viên

Sau khi dự đoán chi phí cố định của mỗi tháng, bạn lấy doanh thu dự báo mỗi tháng trừ đi chi phí cố định mỗi tháng và chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 3: Tính toán biến phí

Khi tổng hợp chi phí cố định, bạn có thể nhận thấy có một số khoản chi phí cao thấp thất thường thay vì dao động trong một phạm vi. Không giống như chi phí cố định, biến phí thay đổi theo mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Hãy xem cách mà biến phí dao động theo thời gian và sử dụng thông tin đó để ước tính chi phí biến đổi trong các tháng tương lai. Một số ví dụ về biến phí là:

• Tiền nguyên vật liệu
• Hoa hồng bán hàng
• Phí bảo trì máy móc
• Chi phí bao bì

Khi doanh nghiệp sản xuất nhiều sản phẩm hoặc cung cấp nhiều dịch vụ hơn, biến phí cũng sẽ tăng lên. Ngược lại, khi doanh nghiệp sản xuất ít sản phẩm hoặc cung cấp ít dịch vụ hơn, biến phí cũng sẽ giảm xuống. Biến phí cũng sẽ được trừ đi khỏi doanh thu dự kiến.

Bước 4: Lập quỹ dự phòng

Tính toán quỹ dự phòng là một phần quan trọng trong quá trình lập ngân sách vì nó đảm bảo rằng công ty sẽ có đủ tài chính để đối phó với các tình huống bất ngờ hoặc khó khăn trong tương lai. Khi tạo dựng ngân sách doanh nghiệp, hãy đảm bảo bạn dành thêm tiền mặt và lên kế hoạch cho những trường hợp ngoài ý muốn.

Các tình huống như sự cố kỹ thuật, thay đổi thị trường, thảm họa tự nhiên hoặc thay đổi chính sách và quy định pháp lýcó thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh và tài chính của công ty. Quỹ dự phòng cung cấp một nguồn tài chính dự trữ để giảm thiểu tác động của những rủi ro này và giúp công ty vượt qua khó khăn trong thời gian ngắn.

Bước 5: Xác định lợi nhuận

Ở bước này, cộng tất cả khoản thu dự kiến sau đó trừ đi chi phí cố định và biến phí của từng tháng. Lúc này, khoản tiền còn lại bạn có được từng tháng sẽ là thu nhập ròng (net income). Nếu đó là một số dương, bạn có thể mong đợi rằng doanh nghiệp sẽ thu được lợi nhuận. Nếu đó là một số âm, công ty có thể sẽ gánh chịu một khoản lỗ.

Tuy nhiên, đây là tình trạng hoàn toàn bình thường với các doanh nghiệp start-up. Các doanh nghiệp nhỏ và chỉ vừa đi vào hoạt động sẽ khó mà có lợi nhuận trong những năm đầu. Hãy xem xét lợi nhuận trong từng tháng và so sánh với dữ liệu quá khứ để xem chúng có hợp lý hay không. Nếu doanh nghiệp càng lúc càng lỗ nhiều hơn dự tính, doanh nghiệp có thể đối mặt với vấn đề nghiêm trọng.

Bước 6: Hoàn thiện kế hoạch ngân sách doanh nghiệp

Trong quá trình hoàn thiện kế hoạch ngân sách, cần đảm bảo rằng các khoản thu và chi đã được xác định một cách rõ ràng và chi tiết. Sau khi xem xét lợi nhuận, bạn cảm thấy công ty của mình có kiếm đủ tiền để trang trải cho chi phí hoạt động hay đang chi tiêu quá mức?

Trước khi hoàn thiện kế hoạch ngân sách, cần xem xét lại mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng kế hoạch ngân sách hướng đến việc đạt được những mục tiêu cụ thể và phù hợp với chiến lược tổng thể của công ty. Hoàn thiện kế hoạch ngân sách không phải là một công việc một lần và xong. Nếu thực tế diễn ra không giống như dự báo của bạn, hãy đảm bảo xây dựng một chiến lược để điều chỉnh phương hướng.

Lời kết

Qua việc lập kế hoạch budget, công ty có khả năng định hình tương lai, xác định ưu tiên, và đảm bảo sự sử dụng tài chính một cách hiệu quả. Một kế hoạch ngân sách chặt chẽ không chỉ giúp công ty kiểm soát được chi phí và tài chính, mà còn tạo ra sự tin cậy và lòng tin từ các nhà đầu tư, đối tác và cả nhân viên.

Hy vọng Web Chuyên Nghiệp đã cung cấp cho bạn thông tin hữu ích về budget là gì và những bước lập ngân sách hiệu quả.