7 Bước Xây Dựng Quy Trình Bán Hàng Của Doanh Nghiệp [hienthinam]

Sơ đồ quy trình bán hàng thường được tạo thành từ một quy trình bán hàng với những hoạt động sau đây:

• Việc xây dựng, phát triển và duy trì mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng của họ.
• Hoạt động hỗ trợ phòng kinh doanh triển khai những chiến lược Marketing thật hiệu quả.
• Tối ưu chi phí để tìm kiếm khách hàng mới, song song với việc tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng cũ của doanh nghiệp.
• Tăng trưởng doanh số bán hàng.

Thách thức dành cho doanh nghiệp khi xây dựng quy trình bán hàng

Thứ nhất, mỗi nhân viên bán hàng của bạn đều có những hướng tiếp cận và phương pháp bán hàng khác nhau. Do đó, họ cũng sở hữu một quy trình bán hàng hoàn toàn khác nhau để đạt được mục tiêu cho doanh nghiệp. Chính vì vậy mà việc chuẩn hóa một quy trình thống nhất có thể vấp phải những ý kiến, không hài lòng khác nhau từ các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp.

Thứ hai, hiện nay có rất nhiều sơ đồ và các xây dựng khác nhau dành cho doanh nghiệp. Việc lựa chọn một sơ đồ, quy trình phù hợp với mô hình và thực trạng của doanh nghiệp cũng sẽ không hề dễ dàng.

Cuối cùng, để tăng tính ứng dụng, doanh nghiệp chắc hẳn sẽ cần nghiên cứu và tích hợp những hành vi khách hàng phức tạp. Đây là vấn đề trực tiếp dẫn đến những khó khăn dành cho doanh nghiệp bởi:

• Hành vi và nhu cầu của khách hàng thay đổi liên tục theo thời gian.
• Sự thay đổi của thị trường cùng sự xuất hiện của các xu hướng mới, các kênh, xu hướng tiếp thị hiện đại.
• Các công nghệ mới có thể được sử dụng để tiêu chuẩn hóa và tối ưu hóa hơn quy trình bán hàng.

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các quy trình bán hàng phù hợp nhất với mô hình của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, lựa chọn các giải pháp, phần mềm hỗ trợ bán hàng hiệu cũng góp phần không nhỏ giúp xây dựng quy trình chuẩn chỉnh

Vai trò và lợi ích của sơ đồ quy trình bán hàng 

Sơ đồ quy trình bán hàng là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, đặc biệt là khi muốn tăng trưởng doanh số và doanh thu. Việc xây dựng một sơ đồ quy trình bán hàng phù hợp với quy mô và đặc trưng ngành nghề kinh doanh của công ty, cùng với đặc điểm của sản phẩm – dịch vụ của mình, sẽ giúp cho doanh nghiệp có được kế hoạch bán hàng hiệu quả hơn và đem lại thành công trong kinh doanh,… Xây dựng nên một sơ đồ quy trình bán hàng tuyệt vời sẽ giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích to lớn như:

1. Hiểu rõ mức độ bán hàng hiện tại

Việc xây dựng một sơ đồ quy trình bán hàng rõ ràng và thống nhất là điều cần thiết để giúp các doanh nghiệp đánh giá được mức độ bán hàng hiện tại của mình và đưa ra những quyết định về hiệu quả kinh doanh.

Nếu doanh nghiệp đang áp dụng chiến lược bán hàng gượng ép, thì cần phải tìm ra các chiến lược mới nhằm tạo niềm tin và khuyến khích khách hàng phát sinh nhu cầu mua sản phẩm của doanh nghiệp. Nếu đang sử dụng hệ thống bán hàng, doanh nghiệp cần phải tìm cách để khách hàng trung thành và đẩy mạnh quảng bá sản phẩm đến đông đảo khách hàng tiềm năng.

2. Dễ dàng đề ra chiến lược thúc đẩy, cải tiến

Sự thống nhất trong việc thực hiện sơ đồ quy trình bán hàng của toàn bộ đội ngũ nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận thấy những khó khăn và thách thức trong quá trình bán hàng cũng như giá trị và lợi ích của từng bước trong quy trình. Từ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng đưa ra giải pháp hiệu quả để cải thiện quy trình bán hàng của mình.

3. Tăng trưởng doanh số bán hàng

Một sơ đồ quy trình bán hàng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp phân tích hành vi mua hàng của khách hàng một cách đơn giản, mà còn giúp xác định được hoạt động tiếp cận và tương tác phù hợp với từng giai đoạn của khách hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng tìm ra các cách tiếp cận hiệu quả để thu hút khách hàng tiềm năng và tạo động lực mua hàng. Khi khách hàng đã trở thành khách hàng trung thành, họ sẽ tiếp tục ủng hộ doanh nghiệp và giúp đẩy mạnh tăng trưởng doanh số bán hàng.

4. Đem đến hiệu quả trong bán hàng

Một sơ đồ quy trình bán hàng tốt sẽ giúp tăng hiệu quả bán hàng tổng thể. Doanh nghiệp sẽ nhanh chóng loại bỏ những bước không dư thừa, không cần thiết để dồn sức tập trung vào những chiến lược và chiến thuật bán hàng hiệu quả nhất.

5. Giúp xây dựng tối ưu quy trình bán hàng

Sơ đồ quy trình bán hàng tối ưu giúp doanh nghiệp thực hiện một quy trình bán hàng rõ ràng, cụ thể hơn. Nó sẽ giúp doanh nghiệp triển khai các bước bán hàng đến từng nhân viên và phòng ban một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Hơn nữa, sơ đồ quy trình càng chi tiết thì doanh nghiệp càng dễ phát hiện ra những sai sót trong quy trình bán hàng, giúp họ tìm ra và áp dụng biện pháp sửa chữa kịp thời để cải thiện quá trình bán hàng.

6. Giảm bớt thách thức cho doanh nghiệp

Một sơ đồ quy trình bán hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ những thách thức và khó khăn trong từng bước của quy trình bán hàng. Điều này giúp cho cả nhóm, từ trưởng nhóm đến từng nhân viên đều có thể cùng nhau tìm ra giải pháp tối ưu nhằm giảm thiểu những khó khăn đó và tăng cường hiệu quả của toàn bộ bộ phận.

7. Đem đến nhiều trải nghiệm tốt cho khách hàng

Hầu hết, khách hàng sẽ cảm thấy an tâm và hài lòng khi tiến hành giao dịch, mua bán một đơn hàng giá trị lớn với một doanh nghiệp sở hữu một quy trình bán hàng hợp lý và hiệu quả. Khách hàng sẽ dễ dàng nhận thức từng bước và giảm thiểu sự lo lắng, từ đó việc xây dựng mối quan hệ lâu dài giữa doanh nghiệp với khách hàng cũng đơn giản hơn rất nhiều.

Các sơ đồ quy trình bán hàng chuẩn cho doanh nghiệp

Sau đây là 2 sơ đồ quy trình bán hàng phố biển để bạn có thể tham khảo và áp dụng cho doanh nghiệp của mình:

1. Sơ đồ 7 bước

Sơ đồ 7 bước là một trong những quy trình bán hàng lâu đời nhất và được áp dụng rộng rãi. Quy trình này được phát triển vào năm 1980 bởi Dubinsky, bao gồm 7 bước sau:

Bước 1:  Chuẩn bị

Bước đầu tiên trong Sơ đồ quy trình bán hàng của công ty (hay doanh nghiệp) đó chính là chuẩn bị. Chúng ta thường nghe câu “Không chuẩn bị là chuẩn bị cho sự thất bại”. Đó là nguyên tắc bất di bất dịch của bất cứ ngành nghề, công việc nào. Dù bạn có là chuyên gia trong lĩnh vực bán hàng, bạn cũng không được phép bỏ qua bước này.

Để việc bán hàng đạt hiệu quả, cần chuẩn bị:

• Các thông tin về sản phẩm, dịch vụ (ưu, nhược điểm của sản phẩm và dịch vụ) cung cấp cho khách hàng và quan trọng là “lợi ích” khách hàng nhận được.
• Bạn phải lên kế hoạch bán hàng cụ thể, chi tiết nhất để xác định đối tượng khách hàng, khách hàng ở đâu và thời gian tiếp cận như thế nào là hợp lý. Có được kế hoạch rồi bạn hãy tiến hành tìm kiếm danh sách những khách hàng cần phải tiếp cận để tìm kiếm khách hàng tiềm năng, bạn có thể tìm qua internet, đi thực tế, qua bạn bè, người thân, đối thủ…
• Chuẩn bị các bảng báo giá, giấy giới thiệu hoặc card visit…
• Bạn là nhân viên kinh doanh, bạn có thể gặp khách hàng bất cứ lúc nào nên hãy chuẩn bị cho mình trang phục lịch sự, chuyên nghiệp và phải luôn giữ vững tâm lý tự tin khi gặp khách hàng

Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Sau khi chuẩn bị, từ bước tiếp theo trong một quy trình bán hàng chuyên nghiệp của một công ty (hay doanh nghiệp) chính là tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Chìa khóa để tìm kiếm khách hàng tiềm năng là biết rõ cần tiếp cận thị trường nào và tiếp cận ai. Phân biệt khách hàng “đầu mối”, khách hàng “tiềm năng” và khách hàng “tiềm năng đủ điều kiện” là điều vô cùng cần thiết.

Chúng ta có thể tìm kiếm khách hàng tiềm năng qua các phương tiện truyền thông như báo chí, website, sự kiện xã hội,… Bạn có thể tìm kiếm mọi lúc mọi nơi và với thái độ chân tình quan tâm nhất đến khách hàng. Công việc khai thác khách hàng tiềm năng phải được thực hiện bất cứ khi nào, trong mọi tình huống.

“Bạn phải không ngừng tìm kiếm và tạo nguồn khách hàng tiềm năng”.

Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Sau khi đã tìm được những khách hàng tiềm năng rồi, chúng ta sẽ đến bước tiếp theo trong sơ đồ quy trình bán hàng của công ty đó là bước tiếp cận khách hàng đã tìm được ở bước trên.

Đây là nơi cung gặp cầu trong quá trình bán hàng, là bước mà chúng ta bắt đầu xây dựng một mối quan hệ và tiếp tục thu thập thông tin. Một bước tiếp cận tốt là điều rất quan trọng để bán hàng thành công bởi nó sẽ xác định bạn là một nhân viên bán hàng chuyên nghiệp và có tâm hay không, liệu có mang đến cho khách hàng một sản phẩm đáng để mua hay có thể kích thích được nhu cầu của khách hàng đạt tới mức cấp thiết.

Hãy nhớ, luôn tự tin và hãy là chính mình. Mọi người đều có một đặc tính riêng của mình, các phương pháp người khác dùng có thể rất tốt cho họ, nhưng chưa chắc sẽ tốt cho bạn. Đừng cố gắng sao chép người khác. Cách tốt nhất là bạn học hỏi và hãy cải tiến, sửa đổi để phát triển phong cách riêng của bạn, phù hợp với cá nhân bạn.

Để tiếp cận Khách hàng thành công, bạn cần tìm hiểu thông tin về khách hàng trước, qua nhiều kênh: qua internet, báo chí, thực tế hay người thân, người quen. Sau đó, có thể gửi email giới thiệu, liên hệ bằng điện thoại chào hàng, thăm dò một số thông tin và cung cấp những thông tin bổ ích cho khách hàng rồi thiết lập cuộc hẹn trực tiếp để trao đổi và trình bày sản phẩm, dịch vụ.

Sau khi tiếp cận khách hàng thành công, ta sẽ biết được nhu cầu chính của khách hàng và đánh giá được khách hàng. Điều này được cho là quan trọng nhất của bước tiếp cận khách hàng trong quy trình bán hàng, vì nó sẽ giúp bạn xác định cách cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt nhất.

Chúng ta phải luôn nhớ “Một nhân viên bán hàng thành công là nhân viên bán sản phẩm dựa trên nhu cầu của khách hàng”.

Bước 4: Giới thiệu, trình bày về sản phẩm, dịch vụ

Một bước quan trọng trong quy trình bán hàng là giới thiệu và trình bày về sản phẩm/dịch vụ. Tuy nhiên, thay vì tập trung vào tính năng và đặc điểm của sản phẩm/dịch vụ, hãy tập trung vào lợi ích mà sản phẩm/dịch vụ đó mang lại cho khách hàng. Trong quá trình trình bày, hãy lắng nghe và thảo luận với khách hàng, đặt câu hỏi mở để thu thập nhiều thông tin hơn về nhu cầu của họ.

Bằng cách đưa ra giải pháp tốt nhất và trung thực với khách hàng, bạn có thể xây dựng được niềm tin và sự tín nhiệm của khách hàng. Hãy nhớ rằng, việc nói dối về sản phẩm/dịch vụ của bạn sẽ gây tổn thương cho khách hàng và có thể dẫn đến mất mát về danh tiếng của doanh nghiệp.

Bước 5: Báo giá và thuyết phục khách hàng

Bước kế tiếp trong một quy trình bán hàng chuyên nghiệp của bất cứ công ty hay doanh ngiệp nào sẽ là: Báo giá và thuyết phục khách hàng.

Nếu cuộc nói chuyện của bạn đã thành công và bạn nhận được đề nghị báo giá chính thức về giải pháp/sản phẩm/dịch vụ như đã thảo luận với khách hàng. Bạn hãy hỏi khi nào khách hàng cần báo giá và hãy bảo đảm họ nhận được nó đúng thời điểm.

Trong báo giá hãy tập trung vào những điều đã thảo luận với khách hàng, hãy nhấn mạnh vào nhu cầu của họ và hãy viết về những điều khách hàng phản ánh tích cực và thích thú với sự chào hàng của bạn. Tất nhiên phụ thuộc vào loại hình kinh doanh của bạn, hãy luôn cố gắng sử dụng ngôn ngữ thông thường và dễ hiểu, tránh sử dụng các ngôn từ quá thiên về kỹ thuật, chuyên môn quá khó hiểu hay các biệt ngữ. Tốt nhất là hãy sử dụng các cụm từ rất tích cực mà khách hàng đã nói trong quá trình thảo luận với bạn. Việc này, sẽ giúp cho khách hàng nhớ đến tâm trạng phấn khích mà họ đã thể hiện.

Hãy luôn luôn tin rằng khách hàng tiềm năng sẽ mua và đừng bao giờ nghi ngờ ý định của khách hàng. Thái độ tự tin của bạn sẽ ảnh hưởng đến sự tự tin và thái độ của khách hàng trong khi đưa ra quyết định. Vì lẽ ấy, bạn hãy giúp khách hàng tiềm năng cảm nhận rằng không hề có vấn đề gì đối với bạn bất kể họ mua hay không (đó là quyết định của họ chứ không phải là quyết định của bạn).

Bạn hãy giảm nhẹ sự căng thẳng, nhưng cùng lúc ấy, bạn phải làm tất cả mọi điều để giúp họ thấy sản phẩm của bạn sẽ đáp ứng họ như thế nào, hãy chỉ ra các lợi ích, lợi ích họ đạt được sẽ nhiều hơn so với chi phí họ bỏ ra.

Bước 6: Thống nhất và chốt đơn hàng/ hợp đồng bán

Tiếp thep là: Thống nhất và chốt đơn hàng/ hợp đồng bán

Một trong các bước quan trọng nhất của quy trình bán hàng đó chính là việc chốt sale. Bởi lẽ chốt sale là quá trình giúp cho khách hàng đưa ra quyết định, nên bạn phải nhớ rằng mọi điều bạn nói trong khi tiếp cận, trong khi thuyết minh và trình bày hay báo giá đều phải hướng đến việc chốt sale. Nhân viên bán hàng phải có cái nhìn chính xác như lời nói, cử chỉ, những lời nhận xét về sản phẩm của khách hàng trong bước tiếp cận với khách hàng.

Ví dụ trong khi trình bày, mọi thứ bạn nói và làm từ lúc tiếp cận đến sự đề cao tiết kiệm chi phí sẽ giúp bạn đưa khách hàng đến điểm cảm xúc cao. Điều này tương tự như lên tới đỉnh của cảm xúc. Tuy nhiên, khi bạn nói về giá cả, khách hàng của bạn sẽ rớt xuống điểm cảm xúc thấp – đến đáy của cảm xúc. Tại thời điểm này, nhiều nhân viên bán hàng non trẻ chốt sale sẽ gây ra cái chết cho cuộc bán hàng.

Trước khi bạn có thể chốt sale hiệu quả, bạn phải đưa khách hàng tiềm năng quay trở lại điểm cảm xúc cao. Cách tốt nhất để thực hiện điều này là sử dụng lời xác nhận khen ngợi của bên thứ ba, bằng cách vẽ ra một bức tranh đẹp và xem xét lại các điểm khao khát của họ.

Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau bán hàng

Một trong những sai lầm lớn nhất trong kinh doanh là cho rằng khi đã bán được sản phẩm thì nhiệm vụ của mình đã hoàn tất. Tuy nhiên, để duy trì mối quan hệ lâu dài và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, chăm sóc khách hàng sau bán hàng là một bước không thể bỏ qua trong quy trình bán hàng của một doanh nghiệp.

Việc giữ chân được khách hàng là vô cùng quan trọng và không hề dễ dàng. Vì vậy, để trở thành một nhân viên bán hàng chuyên nghiệp, bạn cần phải thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, bằng cách gọi điện thoại chăm sóc sau bán hàng và luôn cập nhật thông tin về sản phẩm, dịch vụ để giúp khách hàng tối ưu hóa sử dụng sản phẩm.

Chính những khách hàng này cũng sẽ giúp bạn tiếp cận được với những khách hàng mới và tạo ra hiệu quả PR miễn phí cho công ty của bạn. Hiểu được tầm quan trọng của việc giữ chân khách hàng, các doanh nghiệp ngày nay đã chuyển sự tập trung từ việc tiếp thị đến bán hàng sang việc duy trì và chăm sóc khách hàng, nhằm kéo dài vòng đời của khách hàng và giảm áp lực trong việc tìm kiếm khách hàng mới.

2. Sơ đồ INP 10 bước

Sơ đồ INP là quy trình bán hàng hoàn thiện nhất và được những người sales chuyên nghiệp ưa chuộng. Mô hình bán hàng này được chia thành 3 giai đoạn chính gồm 10 bước cụ thể như sau:

Giai đoạn 1: Phát triển cơ hội bán hàng

Bước 1: Tìm kiếm cơ hội

Bước đầu tiên để bán hàng thành công là tìm kiếm cơ hội kinh doanh. Để thực hiện được điều này, công ty cần thu thập thông tin cơ bản của khách hàng, như tên, số điện thoại và email để có thể tiếp cận và tương tác với họ. Sau đó, nhân viên bán hàng sẽ phân loại khách hàng thành hai loại: khách hàng tiềm năng và cơ hội bán hàng.

Tuy nhiên, không chỉ riêng nhân viên bán hàng mới có trách nhiệm tìm kiếm cơ hội kinh doanh. Đây là một công việc mà mọi người trong công ty đều nên biết và làm được. Do đó, công ty cần phân chia công việc một cách hợp lý và thống nhất nhiệm vụ cho từng phòng ban, đảm bảo mỗi người đều có trách nhiệm tham gia vào quá trình tìm kiếm và phát triển cơ hội kinh doanh.

Đây là bước đầu tiên và cũng là yếu tố quyết định sự thành công của quy trình bán hàng. Vậy nên bạn cần lưu ý một số điều sau:

• Tập trung và thể hiện sự cam kết với công việc tìm kiếm cơ hội
• Tập làm quen với những lời từ chối
• Hãy xử lý hiệu quả các cuộc gọi chào hàng
• Đa dạng hóa nguồn thông tin và tìm tới những khách hàng mới
• Phán đoán và tập trung vào các cơ hội thật sự, không nuối tiếc những cơ hội đã qua.

Bước 2: Lập kế hoạch, nghiên cứu và chuẩn bị

Ở bước này, việc lập kế hoạch, nghiên cứu thông tin và chuẩn bị là cực kỳ quan trọng để tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả. Sau khi nhận được thông tin về khách hàng từ các bộ phận khác, bạn cần thực hiện nghiên cứu cặn kẽ về họ, bao gồm việc tìm hiểu thông tin về công ty, ngành nghề và các hoạt động của khách hàng.

Bằng cách nắm được những thông tin cơ bản về khách hàng, bạn có thể chuẩn bị một kế hoạch tiếp cận khách hàng chặt chẽ hơn. Việc chuẩn bị kịch bản cuộc gọi đầu tiên, bao gồm chiến lược, mục tiêu và thứ tự các câu hỏi cần được chú ý để có thể đạt được hiệu quả tối đa. Ngoài ra, việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tự tin và chuyên nghiệp hơn trong quá trình gặp gỡ khách hàng.

Bước 3: Khám phá bán hàng

Đây được xem là bước nền tảng để xây dựng quy trình bán hàng cho doanh nghiệp. Ở bước này, nhân viên kinh doanh cần xác thực và kiểm tra chất lượng của thông tin khách hàng. Chất lượng thông tin càng tốt, khả năng bán hàng thành công càng cao. Tuy nhiên, nếu thông tin chưa đủ đầy đủ, người bán hàng sẽ phải loại bỏ hoặc phải đưa ra kế hoạch nuôi dưỡng khách hàng lâu dài. Thường thì, việc kiểm tra chất lượng thông tin này sẽ được thực hiện thông qua phương pháp chào hàng lạnh (cold-calling).

Bản đồ giải pháp

Sau mỗi cuộc gọi, nhân viên bán hàng cần tiếp tục khám phá thêm về mục tiêu, yêu cầu và thách thức mà khách hàng đang phải đối mặt. Từ đó, họ sẽ xây dựng một bản đồ giải pháp đơn giản, cung cấp một cái nhìn tổng quan về quan hệ giữa vấn đề của khách hàng và giải pháp mà doanh nghiệp có thể cung cấp. Nhờ bản đồ này, nhân viên bán hàng sẽ dễ dàng hơn trong việc ghi nhớ vấn đề và tìm ra giải pháp phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Sau đó, họ cần đối chiếu lại yêu cầu và lên kế hoạch thời gian để đồng hành cùng khách hàng.

Bước 4: Cung cấp giải pháp

Sau khi đã xác nhận được yêu cầu, sales cần đưa ra giải pháp phù hợp cho nhu cầu của khách hàng. Đó là lý do vì sao đội ngũ bán hàng cần được đào tạo bài bản về tất cả sản phẩm/dịch vụ của công ty.

Lúc này, nhân viên bán hàng đóng vai trò là người đưa ra ý tưởng sản phẩm thông qua việc lắng nghe nhu cầu của khách hàng. Sales cũng cần làm việc với các bộ phận khác để mọi người đều có thể hiểu về yêu cầu của khách hàng và đưa ra mức giá đề xuất hợp lý.

Bên cạnh đó, những thông tin thu thập được trong cuộc gọi cũng cần được cập nhật lên phần mềm quản lý khách hàng (Customer Relationship Management). Việc này sẽ giúp quản lý thông tin quản lý khách hàng tốt hơn và những phòng ban khác có thể tận dụng để quảng cáo hoặc up-sales.

Giai đoạn 2: Bán hàng

Bước 5: Thuyết trình và bán hàng

Mỗi một quy trình bán hàng chuẩn đền có bước thuyết trình và bán hàng. Dưới đây là những yếu tố bạn cần lưu ý trước khi thuyết trình:

• Xác nhận yêu cầu của khách hàng
• Đảm bảo yêu cầu được bao quát
• Cập nhật giá và thời gian
• Kiểm tra chất lượng tài liệu
• Xác nhận thành phần tham gia buổi thuyết trình
• Chuẩn bị trước những câu hỏi có thể gặp
• Xác nhận thời lượng buổi thuyết trình
• Xác nhận về thời gian và địa điểm thuyết trình
• Tập luyện trước nội dung cần thuyết trình

Bước 6: Xử lý câu hỏi của khách hàng

Bước 7: Chốt sale

Bước 7 là bước cuối cùng trong quy trình bán hàng, cũng là lúc để nhân viên bán hàng chốt sale. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có thể thành công trong việc chốt sale. Khách hàng có thể từ chối đề nghị của bạn vì nhiều lý do khác nhau, chẳng hạn như hạn chế ngân sách hoặc có những đối thủ cạnh tranh đưa ra các giải pháp và đề xuất hấp dẫn hơn. Trong trường hợp này, đừng nản lòng và hãy nhìn nhận đó là một phần của quy trình bán hàng. Quan trọng là bạn đã cố gắng hết sức để giải đáp thắc mắc và thuyết phục khách hàng một cách chuyên nghiệp.

Giai đoạn 3: Chăm sóc sau bán hàng

Bước 8: Đảm bảo lời hứa với khách hàng

Sau khi chốt được hợp đồng, quy trình bán hàng vẫn chưa kết thúc. Nhân viên bán hàng cần phải đảm bảo rằng khách hàng được đối xử công bằng và có những quyền lợi nhất định, bởi đạo đức và uy tín là vấn đề không thể bỏ qua trong ngành bán hàng. Đôi khi sản phẩm không thể đáp ứng hết yêu cầu của khách hàng, nhưng việc trao đổi thẳng thắn và hỗ trợ tìm ra giải pháp tốt nhất cho cả hai bên là điều quan trọng. Để thành công trong nghề bán hàng, duy trì mối quan hệ và xây dựng niềm tin là những yếu tố không thể thiếu.

Bước 9: Đồng hành cùng khách hàng

Khi khách hàng đã trở thành đối tác của bạn, đó chính là cơ hội cho những hợp đồng dài hạn và lợi nhuận hơn. Sự đồng hành của sales cùng khách hàng giúp gây dựng những mối quan hệ chặt chẽ hơn. Sau đây là một vài cách giúp bạn hỗ trợ khách hàng hiệu quả hơn sau sales:

• Cảm ơn: Đối với những khách hàng mới, hãy tạo thói quen gửi thư cảm ơn khách hàng. Hãy thể hiện rằng bạn thực sự quan tâm và trân trọng họ.
• Cập nhật: Một vài khách mong muốn được cập nhật tất cả các thông tin, một số khác lại chỉ có nhu cầu trao đổi khi có thay đổi quan trọng. Hãy dựa vào hiểu biết của bạn với khách hàng và truyền tải thông điệp cho họ đúng thời điểm.
• Thông báo: Khách hàng cần được thông báo về những hoạt động tiếp theo sau khi ký kết hợp đồng. Ví dụ, thời gian đào tạo cách sử dụng sản phẩm, thời điểm cài đặt hay gia hạn ứng dụng

Bước 10: Báo cáo

Việc lưu trữ thông tin và lịch sử giao dịch của khách hàng trên phần mềm quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) là một yếu tố quan trọng giúp công ty phát triển. Điều này càng trở nên quan trọng hơn trong thời đại số hiện nay, khi dữ liệu được bảo mật và liên kết với các công cụ khác của công ty để cung cấp thông tin chi tiết và chính xác giúp quyết định kinh doanh tốt hơn. Đó là bước cuối cùng trong quy trình bán hàng chuyên nghiệp, nhưng cũng là bước quan trọng để duy trì mối quan hệ và xây dựng niềm tin với khách hàng trong tương lai.

Cách xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng hiệu quả 

1. Xác định mục tiêu cuối cùng cần đạt được

Để xây dựng một sơ đồ quy trình bán hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần phải có một mục tiêu rõ ràng về kết quả cuối cùng mà họ muốn đạt được. Việc thiết lập mục tiêu này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các kế hoạch cụ thể và phù hợp cho các đội nhóm bán hàng. Tuy nhiên, điều quan trọng là cần đảm bảo tính đơn giản và dễ triển khai của kế hoạch để đảm bảo sự hiệu quả trong thực hiện. Doanh nghiệp cũng nên lưu ý rằng việc duy trì tính xuyên suốt của quy trình bán hàng là rất quan trọng để đạt được mục tiêu của mình.

Ví dụ: Công ty Fred’s Vegan Food Supply xây dựng được sơ đồ quy trình bán hàng của mình với mục tiêu cuối cùng cần đạt được là tăng tỷ lệ giao dịch thành công lên 5% trong quý tiếp theo.

2. Đảm bảo tất cả các phòng ban liên quan đều có vai trò trong việc đạt được mục tiêu cuối cùng đã đặt ra

Để đạt được mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp, đội ngũ bán hàng cần sự hỗ trợ và tham gia của các đội nhóm khác như Marketing, chăm sóc khách hàng, công nghệ thông tin và quản lý sản phẩm – dịch vụ. Tất cả các bên liên quan đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình bán hàng, đóng góp vào việc tạo ra trải nghiệm tốt đẹp cho khách hàng.

Do đó, doanh nghiệp cần tập hợp các nhóm bán hàng cùng với các quản lý của nhóm Marketing, chăm sóc khách hàng, thiết kế sản phẩm và cả các nhà phân phối sản phẩm để chia sẻ thông tin và hỗ trợ đưa ra phân tích về khách hàng. Điều này sẽ có tác động tích cực đến tỷ lệ thành công trong giao dịch của nhóm kinh doanh.

3. Phác thảo các bước cụ thể trong sơ đồ quy trình bán hàng của doanh nghiệp

Mỗi bước trong quy trình bán hàng đều phụ thuộc rất lớn vào sản phẩm hoặc dịch vụ và đội ngũ bán hàng của doanh nghiệp. Để tối ưu hóa quy trình, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lịch sử quá trình bán hàng của mình để xác định bước nào là hiệu quả và bước nào thường bị bỏ qua với khách hàng tiềm năng. Ngoài ra, cần đo thời gian trung bình cho mỗi bước để đánh giá khả năng cải thiện quy trình.

Doanh nghiệp có thể xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng và ghi lại các hoạt động đã thực hiện tại mỗi bước. Việc này giúp doanh nghiệp xác định được đội ngũ nào ảnh hưởng đến từng bước và những nhiệm vụ cụ thể mà mỗi đội phải thực hiện. Qua đó, doanh nghiệp có thể kiểm tra lại hoạt động bán hàng trong 12 tháng qua và tìm ra cách cải thiện quy trình bán hàng để đạt được mục tiêu cuối cùng đã đề ra.

4. Lập bản đồ về hành trình của người mua

Để đảm bảo quy trình bán hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần đặt khách hàng vào trung tâm của quy trình và xem xét nó từ góc nhìn của khách hàng. Doanh nghiệp nên ghi lại các hành động và phản hồi của khách hàng đối với quy trình bán hàng của mình và đảm bảo rằng tất cả các phòng ban liên quan đều tập trung vào khách hàng.

Đội ngũ bán hàng cần phải xác định các điểm yếu trong quy trình bán hàng hiện tại và những bước đang hoạt động tốt. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tập trung vào việc cải thiện những khía cạnh chưa tối ưu để đạt được mục tiêu cuối cùng đã đặt ra.

5. Tự động hóa quy trình bán hàng

Để giữ liên lạc và tương tác với khách hàng hiệu quả, doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ hữu ích tích hợp trong hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM). Đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nên chọn một hệ thống CRM đơn giản, trực quan và dễ sử dụng, giúp triển khai nhanh chóng đến các phòng ban, giúp tăng hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

6. Hoàn thiện những thay đổi, kiểm tra và đo lường

Sau khi thiết lập sơ đồ quy trình bán hàng và đánh giá từ quan điểm của cả người bán và người mua, doanh nghiệp cần tiến hành triển khai để thực hiện quy trình này. Tuy nhiên, chỉ khi hoạt động thực tế và đo lường hiệu quả, doanh nghiệp mới có thể đánh giá được quy trình có đạt được mục tiêu cuối cùng đã đặt ra hay không.

Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp cần quan sát và đánh giá sự thích hợp của từng hành động cũng như chú ý cẩn thận đến từng phản ứng của khách hàng trong từng giai đoạn. Doanh nghiệp cần điều chỉnh những điểm thiếu sót và chưa phù hợp trong quy trình hoạt động để có thể bước qua từng giai đoạn và tiến tới mục tiêu mới.

Đo lường hiệu quả của quy trình bán hàng

1. Quan sát các phản hồi

Hãy nhìn lại tối thiểu 5 hoặc 10 đơn bạn chốt được gần đây. Điều gì khiến khách hàng quyết định mua sản phẩm của bạn?

Ngoài ra, quy trình này diễn ra trong vòng bao nhiêu lâu, và mất bao nhiêu lâu để bạn chuyển sang bước tiếp theo trong quy trình?

2. Xác định các hành động khiến khách hàng chuyển sang các bước tiếp theo trong quy trình

Với mỗi bước bạn xác định, bạn có thể sẽ cần một số lời giải thích ngắn gọn tại sao chúng ta chuyển được họ sang các bước tiếp theo. Hỏi một số câu hỏi dạng nhé:

• “Sự hào hứng của khách hàng khi nghe chúng ta nói chuyên, tư vấn?“
• “Họ có thoải mái bày tỏ vấn đề của họ, hay vẫn giữ thái độ ngờ vực?“

3. Lặp lại quy trình sale

Bạn cần thực hiện quy trình bán hàng mà mình đã đề ra từ đầu liên tục, sau một khoảng thời gian nhất định, thu thập các chỉ số đánh giá về mức độ hiệu quả, và cải thiện quy trình dựa vào các phản hồi của nhân viên và khách hàng.

Sau khi đã xác định được quy trình bán hàng, bước tiếp theo là đo lường các chỉ số để đánh giá sự hiệu quả.

• Thời gian trung bình để chuyển các khách hàng tiềm năng qua các bước sau
• Phần trăm số khách hàng tiềm năng chốt đơn hàng
• Phần trăm số khách hàng tiềm năng yêu cầu dùng thử sản phẩm sau cuộc gọi giới thiệu

Đây là những câu hỏi vô cùng cơ bản để đội ngũ bán hàng có thể đo lường sự hiệu quả quy trình của mình.

Lời kết

Trên đây là những kiến thức và kinh nghiệm của chúng tôi trong việc xây dựng quy trình bán hàng cho doanh nghiệp. Bằng cách cung cấp các bước cụ thể và lời khuyên thực tiễn, chúng tôi hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình bán hàng hiệu quả để phát triển kinh doanh của bạn. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết của chúng tôi và chúc bạn thành công trong việc xây dựng quy trình bán hàng cho doanh nghiệp của mình!