Trợ Lý Giám Đốc Làm Gì | 10 Kỹ Năng Của Trợ Lý Giám Đốc

Khi tìm kiếm về công việc trợ lý giám đốc, có rất nhiều câu hỏi được đặt ra như: trợ lý giám đốc làm gì, vai trò và trách nhiệm của trợ lý giám đốc như thế nào? Tất cả những câu hỏi này sẽ được giải đáp trong bài viết này.

Nếu bạn đang quan tâm đến công việc trợ lý giám đốc và muốn hiểu rõ hơn về nó, hãy đọc tiếp để tìm hiểu chi tiết những gì một trợ lý giám đốc thực sự làm trong công việc hàng ngày. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng sẽ cung cấp cho bạn một số lời khuyên hữu ích để trở thành một trợ lý giám đốc hiệu quả và thành công.

Trợ lý giám đốc là gì?

Vị trí Trợ lý Giám đốc là một trong những vị trí quan trọng trong công ty, đóng vai trò hỗ trợ và đảm bảo các hoạt động hàng ngày của Giám đốc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất. Để thực hiện tốt công việc này, trợ lý giám đốc cần có khả năng tổ chức và sắp xếp công việc một cách khoa học, giúp cho Giám đốc có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Nhiệm vụ chính của trợ lý giám đốc là lên lịch trình và đảm bảo các công việc được sắp xếp một cách hợp lý và thuận lợi, giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất công việc. Bên cạnh đó, trợ lý giám đốc còn phải thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ thị của Giám đốc.

Để đảm nhiệm vụ trách này, trợ lý giám đốc cần có kinh nghiệm và kiến thức vững vàng về lĩnh vực của công ty. Ngoài ra, tính chủ động trong công việc là rất quan trọng để có thể đại diện cho Giám đốc trong các trường hợp cần thiết. Với những yêu cầu và trách nhiệm đó, Trợ lý Giám đốc là một trong những vị trí được đánh giá cao và là mục tiêu nghề nghiệp của rất nhiều người.

Trợ lý giám đốc làm gì?

Có nhiều người nghĩ rằng công việc của trợ lý giám đốc là đơn giản và dễ dàng như việc sắp xếp lịch làm việc, chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp, quản lý giấy tờ và sổ sách, và hỗ trợ đặt lịch các cuộc hẹn với đối tác.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng công việc của trợ lý giám đốc đòi hỏi nhiều kiến thức và kỹ năng khác nhau, và phạm vi công việc có thể khá rộng và sâu tùy thuộc vào quy mô của công ty và cấp bậc của sếp trực tiếp. Trong đó, nhiệm vụ chính của trợ lý giám đốc bao gồm:

• Hỗ trợ giám đốc trong việc lên lịch trình và thực hiện công việc theo lịch trình, đồng thời hỗ trợ các vấn đề đời sống phục vụ cho công việc của giám đốc, ví dụ như đặt vé máy bay hay đặt phòng khách sạn cho các chuyến công tác.
• Làm cầu nối giữa sếp và các phòng ban, tiếp nhận và truyền đạt yêu cầu của sếp cho các phòng ban và nhân sự, báo cáo kết quả công việc của các phòng ban và nhân sự cho sếp, và theo dõi tiến độ triển khai công việc từ các phòng ban và cập nhật lại cho sếp.
• Hỗ trợ các công tác đối nội như nhân sự, tổ chức văn hóa công ty, các nguồn ngân sách, vv.
• Hỗ trợ các công việc đối ngoại như tiếp đón đối tác tại sân bay, đặt phòng khách sạn, đặt hoa, vv.
• Ngoài ra, trợ lý giám đốc còn có thể đóng góp ý kiến, tham mưu cho sếp trong việc lập kế hoạch và thay mặt sếp đưa ra các quyết định cấp bách khi sếp vắng mặt.

Vai trò của trợ lý giám đốc

Trợ lý giám đốc thuộc bộ phận Quản lý nhân sự hành chính – một trong những vị trí quan trọng nhất trong bộ máy tổ chức của doanh nghiệp. Họ không chỉ đóng góp một phần không nhỏ vào việc hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp, mà còn trở thành người đồng hành đắc lực của các nhà lãnh đạo.

Mặc dù công việc của Trợ lý không nhận được sự công nhận như CEO hay ban giám đốc, nhưng đóng góp của họ không thể phủ nhận. Trợ lý giám đốc là người trung gian giữa CEO và các bộ phận khác trong công ty. Họ phải tiếp nhận và thực hiện những chỉ thị của CEO một cách chính xác và hiệu quả, đồng thời đảm bảo các bộ phận khác hoạt động suôn sẻ.

Công việc của Trợ lý giám đốc đòi hỏi kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn về lĩnh vực của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, họ cần có tính chủ động và khả năng tự giải quyết vấn đề trong công việc.

Nếu bạn đang tìm kiếm một con đường để trở thành giám đốc trong tương lai, thì công việc của Trợ lý giám đốc là một sự lựa chọn tuyệt vời. Việc học hỏi và tích lũy kinh nghiệm từ công việc này sẽ giúp bạn phát triển các kỹ năng quản lý và lãnh đạo cần thiết để tiến tới vị trí cao hơn trong doanh nghiệp.

Lợi ích của việc làm trợ lý giám đốc

Tại vị trí Trợ lý Tổng giám đốc, bạn sẽ có cơ hội tích lũy nhiều kinh nghiệm quý giá, rèn luyện và phát triển các kỹ năng thực tiễn, đồng thời mở ra những cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn.

1. Có cơ hội tiếp xúc với nhiều công việc khác nhau

Để trở thành một Trợ lý Tổng giám đốc chuyên nghiệp, bạn phải có khả năng thực hiện các công việc phức tạp hơn những việc thông thường như quản lý nhân sự, thực hiện các thủ tục hành chính, quản lý ngân sách và tập hợp thông tin từ các phòng ban khác. Ngoài ra, bạn còn phải có khả năng sáng tạo, thích ứng với môi trường làm việc đa dạng và đóng vai trò như một “trợ thủ” đắc lực cho sếp của mình.

2. Mở rộng mối quan hệ

Với vai trò là AGM, bạn sẽ có thể thường xuyên đi cùng Tổng giám đốc trong các cuộc gặp gỡ, thảo luận về công việc, tham dự các cuộc họp và đi công tác. Từ đó, bạn sẽ mở rộng được mạng lưới quan hệ của mình và có nhiều cơ hội hơn để phát triển sự nghiệp mà bạn đã chọn.

3. Mức lương hấp dẫn

Đương nhiên, lương bổng là một trong những yếu tố quan trọng giúp giữ chân nhân viên trong một công việc, và vị trí Trợ lý Tổng giám đốc cũng không ngoại lệ.

Hiện nay, mức lương trung bình của Trợ lý Tổng giám đốc được đánh giá là khá cao, kèm theo đó là các chế độ đãi ngộ và phúc lợi hấp dẫn. Trong quá trình làm việc, nếu bạn thể hiện được năng lực và hiệu quả công việc, thì cơ hội tăng lương và thăng tiến sẽ đến sớm hay muộn.

4. Nhiều cơ hội thăng tiến

Vị trí Trợ lý Tổng giám đốc cung cấp cho bạn cơ hội học hỏi và tích lũy kinh nghiệm từ sếp của mình. Bạn sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi toàn bộ tình hình kinh doanh của công ty/doanh nghiệp, đồng thời cập nhật và nắm bắt các thông tin mới nhất về công ty và ngành.

Những kiến thức và kỹ năng chuyên môn, kỹ năng mềm được nâng cao liên tục, tạo cơ hội phát triển bản thân và đạt được mục tiêu thăng tiến trong sự nghiệp. Thực tế đã có nhiều người quản lý và giám đốc kinh doanh bắt đầu sự nghiệp của mình từ vị trí trợ lý.

Yêu cầu và kỹ năng để trở thành trợ lý giám đốc

Dựa trên mô tả công việc của trợ lý giám đốc, có thể dự đoán rằng nhà tuyển dụng sẽ đặt ra các yêu cầu như:

1. Ngoại hình là một lợi thế

2. Kỹ năng tổ chức và quản lý

Kỹ năng tổ chức và quản lý là một trong những yêu cầu thiết yếu của vị trí trợ lý giám đốc. Bạn cần phải có khả năng sắp xếp và quản lý lịch làm việc của giám đốc cũng như đảm bảo tiến độ hoàn thành các nhiệm vụ của chính mình và các phòng ban khác.

3. Tinh tế và cẩn trọng

Mặc dù giám đốc là sếp của bạn, nhưng họ cũng có những ưu điểm và khuyết điểm, cùng với những cảm xúc và sở thích riêng.

Vì vậy, bạn cần có khả năng suy đoán nhu cầu, thói quen, sở thích và phong cách của giám đốc một cách tinh tế và cẩn thận thực hiện chúng. Điều này không chỉ giúp cho giám đốc có thể phát huy tốt nhất trong công việc mà còn giúp cho bạn quản lý và sắp xếp công việc thuận lợi hơn rất nhiều.

4. Khả năng thích nghi cao

Với phạm vi rộng lớn của công việc, trợ lý giám đốc sẽ phải đối mặt với rất nhiều vấn đề khác nhau, từ những rắc rối nhỏ nhất như xung đột giữa nhân viên cho đến những vấn đề quan trọng của lãnh đạo.

Việc đối mặt với những tình huống này đòi hỏi trợ lý phải có khả năng thích nghi và linh hoạt trong xử lý để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Để làm được điều đó, trợ lý cần học cách đối mặt với những tình huống đa dạng và linh hoạt trong giải quyết vấn đề.

5. Kỹ năng ứng xử

Kỹ năng ứng xử khéo léo là yếu tố quan trọng trong công việc của trợ lý giám đốc, bởi vì bạn sẽ phải giao tiếp với nhiều người ở nhiều cấp độ khác nhau. Chỉ khi bạn biết cách ứng xử tinh tế và tránh những tranh cãi không cần thiết, bạn mới có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

6. Kỹ năng sử dụng máy tính, kỹ thuật

Để trở thành một trợ lý giám đốc giỏi, việc thành thạo các kỹ năng sử dụng tin học văn phòng cùng nhiều phần mềm khác là vô cùng quan trọng. Nếu bạn không nắm vững các kỹ năng này, việc đánh máy chậm, không biết sử dụng máy in hay các thiết bị văn phòng khác sẽ ảnh hưởng đến công việc của sếp.

Vì vậy, trợ lý giám đốc cần phải sử dụng thuần thục các yêu cầu cơ bản này và đồng thời, tiên phong trong việc áp dụng các phần mềm công nghệ hỗ trợ công việc, am hiểu để có thể hướng dẫn cho giám đốc và các đồng nghiệp.

7. Khả năng làm việc độc lập

Một trợ lý giám đốc xuất sắc không chỉ đóng vai trò hỗ trợ cho giám đốc, mà còn có khả năng tư vấn và giám sát hoạt động của các bộ phận trong công ty. Đôi khi, họ có thể đại diện cho giám đốc trong các quyết định quan trọng.

Do đó, sự độc lập trong công việc là một kỹ năng cần thiết cho mỗi trợ lý giám đốc, giúp họ trở thành người tư vấn có thẩm quyền và đáng tin cậy trong công việc của mình.

8. Khả năng làm việc theo nhóm

Mặc dù khả năng làm việc độc lập là rất quan trọng trong công việc của trợ lý giám đốc, nhưng không có nghĩa là bạn không cần làm việc theo nhóm.

Thực tế, một trợ lý giám đốc phải làm việc với nhiều nhóm, bộ phận và đồng nghiệp, vì vậy kỹ năng làm việc nhóm, đặc biệt là khả năng lãnh đạo, rất quan trọng để tăng cường hiệu suất làm việc của bạn.

9. Có kiến thức về kinh doanh

Để sánh vai cùng giám đốc, trợ lý giám đốc cần phải có một lượng kiến thức vững vàng về lĩnh vực kinh doanh. Những vị giám đốc thường phải nắm vững cả chuyên môn lẫn kinh doanh, vì vậy, trợ lý giám đốc cũng cần phải nỗ lực học tập và bổ sung kiến thức để có thể đưa ra ý kiến ​​xây dựng và đưa ra các giải pháp hữu ích cho giám đốc.

Ngoài ra, để làm tốt công việc của mình, trợ lý giám đốc cần phải có kiến ​​thức sâu rộng về ngành, đối thủ cạnh tranh, xu hướng phát triển, khách hàng của công ty, v.v. Thiếu kiến thức có thể dẫn đến những sai lầm đáng tiếc, vì vậy, trợ lý giám đốc cần phải đặc biệt chú ý đến việc nâng cao kiến thức của mình.

10. Chủ động dự đoán nhu cầu

Sự chủ động dự đoán là một kỹ năng quan trọng mà Trợ lý giám đốc cần có để giúp đỡ người lãnh đạo trong công việc. Ngoài việc hiểu rõ nhu cầu và phong cách làm việc của Giám đốc, bạn cũng cần sẵn sàng đáp ứng những yêu cầu và mong muốn một cách nhanh chóng và chính xác.

Ví dụ, nếu sếp của bạn có cuộc họp quan trọng với đối tác vào ngày mai, bạn có thể chuẩn bị trước những tài liệu cần thiết hoặc đặt sẵn những thứ cần dùng để đảm bảo cuộc họp diễn ra thuận lợi. Điều này sẽ cho thấy sự chu đáo của bạn và giúp tăng độ tin cậy của sếp với bạn.

Sự chủ động và tinh tế trong công việc cũng là cách để bạn để lại ấn tượng tốt trong mắt sếp cũng như đồng nghiệp. Việc bạn chăm sóc và hỗ trợ mọi người trong công ty, ví dụ như chuẩn bị thức uống khi có cuộc họp kéo dài hoặc đưa ra các giải pháp hữu ích cho công việc của đồng nghiệp, sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và giúp bạn được đánh giá cao hơn trong công ty.

Ngoài những kỹ năng chuyên môn, trợ lý giám đốc còn cần phải có một số kỹ năng khác để đáp ứng yêu cầu công việc, bao gồm:

• Kỹ năng ngoại ngữ và tin học văn phòng: Là một trợ lý giám đốc, bạn phải biết sử dụng thành thạo các công cụ tin học văn phòng và có khả năng giao tiếp lưu loát bằng tiếng Anh.
• Kỹ năng lãnh đạo: Trợ lý giám đốc phải có khả năng lãnh đạo để giám sát, giao phó và đánh giá công việc của nhân viên.
• Khả năng ra quyết định: Trợ lý giám đốc thường đại diện hoặc thay mặt giám đốc đưa ra quyết định nhỏ và lớn tại nơi làm việc. Vì vậy, bạn cần có khả năng suy nghĩ, đánh giá và đưa ra các phương án giải quyết phù hợp trong mọi tình huống.

Việc sở hữu những kỹ năng này sẽ giúp bạn trở thành một trợ lý giám đốc hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu của công việc.

Một số câu hỏi về công việc trợ lý giám đốc

Mức lương của trợ lý giám đốc

Thu nhập của trợ lý giám đốc thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm, trình độ chuyên môn và quy mô hoạt động của công ty. Tuy nhiên, vì đây là công việc đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên môn và kỹ năng, nên mức lương thường cao hơn các công việc khác.

Trung bình, thu nhập của trợ lý giám đốc dao động từ 9-16 triệu đồng mỗi tháng. Tuy nhiên, khi bạn tích lũy được nhiều kinh nghiệm và đảm nhận vai trò quan trọng hỗ trợ giám đốc, mức lương có thể cao hơn rất nhiều, lên đến 45 triệu đồng hoặc hơn mỗi tháng. Do đó, nếu bạn muốn đạt được thu nhập cao trong vai trò trợ lý giám đốc, bạn cần phải có kiến thức và kỹ năng tốt, cùng với kinh nghiệm làm việc lâu dài.

Học ngành gì để làm trợ lý giám đốc?

Khác với một số nghề như kỹ sư, luật sư, marketing, ngành thư ký, trợ lý giám đốc không có chuyên ngành đào tạo. Tuy nhiên, tùy vào lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn một số ngành đào tạo phù hợp như quản trị văn phòng, quản trị kinh doanh, marketing, cử nhân ngoại ngữ, vv.

Để trở thành một trợ lý giám đốc giỏi, bạn cần trang bị những kiến thức chuyên môn như quản trị nhân sự, quản trị sản xuất và quản trị kinh doanh, tài chính, kiến thức về luật lao động và kinh tế. Ngoài ra, bạn cần có kỹ năng giao tiếp, đàm phán chuyên nghiệp và thuyết trình tốt để có thể xử lý tốt các công việc và yêu cầu của lãnh đạo.

So sánh Trợ lý giám đốc và Thư ký giám đốc

Mặc dù có nhiều điểm tương đồng, Trợ lý Giám đốc và Thư ký Giám đốc là hai vị trí hoàn toàn khác nhau. Ngoài việc thực hiện các công việc tổ chức, sắp xếp cuộc họp và các cuộc hẹn, Trợ lý Giám đốc còn phải đảm nhận vai trò lãnh đạo, chuẩn bị báo cáo và đưa ra các phương hướng phát triển trong tương lai.

Trợ lý Giám đốc cũng có thể đưa ra quyết định thay cho Giám đốc khi cần thiết. Trong khi đó, Thư ký Giám đốc chỉ làm theo chỉ đạo của Giám đốc và không có quyền đưa ra bất kỳ quyết định nào độc lập. Cả hai vị trí này đều rất quan trọng trong công ty và đều có kiến thức nền tảng vững chắc để hỗ trợ Giám đốc thực hiện công việc một cách suôn sẻ.

Kết luận

Website Chuyên Nghiệp hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò và công việc của một trợ lý giám đốc. Trong một doanh nghiệp, vị trí này đóng vai trò quan trọng để giúp Giám đốc hoạt động một cách hiệu quả và thành công. Trợ lý giám đốc không chỉ đơn thuần là một nhân viên hành chính, mà còn là người đồng hành, lãnh đạo và đưa ra những quyết định quan trọng cùng Giám đốc.

Chúng tôi mong muốn rằng bài viết này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định chính xác về vị trí trợ lý giám đốc và đồng thời giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho buổi phỏng vấn tuyển dụng.