Vị trí admin đóng vai trò chủ chốt trong việc quản lý và điều hành hoạt động của một hệ thống, một mạng lưới hoặc một tổ chức. Tuy nhiên, vai trò và trách nhiệm của vị trí admin có thể khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực và môi trường làm việc cụ thể. Trong bài viết này, Web Chuyên Nghiệp sẽ cùng bạn khám phá sâu hơn admin là gì, trách nhiệm và những kỹ năng cần thiết của một nhân viên admin.
Admin là gì?
Admin (viết tắt của Administrator) có nghĩa tiếng Việt là người điều hành, người quản trị, quản trị viên hay người quản lý các website,… Admin có vai trò quản lý, sắp xếp, hỗ trợ các hoạt động doanh nghiệp hoặc đảm nhận quản lý các website, fanpage,…
Nói cách khác, admin là một vị trí quan trọng trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp, trang web, diễn đàn, hoặc cộng đồng nào. Họ có thể là người quản lý một bộ phận nào đó của một tổ chức, quản lý một trang web, một diễn đàn, hoặc một cộng đồng nào đó.
Công việc của admin là đảm bảo hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp, trang web, diễn đàn, hoặc cộng đồng đó diễn ra một cách hiệu quả và trơn tru. Công việc của admin có thể khác biệt phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp hoặc lĩnh vực.
Công việc của một admin là gì?
Nhiều người thắc mắc admin là làm gì, thật ra công việc của một nhân viên admin có phạm vi rất rộng. Thật ra, câu trả lời sẽ khác nhau tùy theo từng vị trí admin. Ví dụ, nhiệm vụ được liệt kê trên CV của thư ký và trợ lý hành chính sẽ có điểm tương tự nhưng vẫn có chút khác biệt so với CV của admin văn phòng. Tuy nhiên, khi nhắc đến admin thì người ta hầu như sẽ nghĩ đến vị trí admin văn phòng (office admin).
Công việc của office admin chủ yếu liên quan đến việc duy trì hoạt động của văn phòng. Tùy theo ngành nghề và quy mô của từng doanh nghiệp, các nhiệm vụ này sẽ khác nhau. Thông thường, công việc của họ sẽ bao gồm những nhiệm vụ sau:
Các nhiệm vụ liên quan đến giao tiếp
Giao tiếp là một kỹ năng mềm quan trọng đối với bất kỳ nhân viên admin nào. Những người làm việc trong các vị trí này cần có khả năng tương tác hiệu quả với các nhân viên khác, lãnh đạo cấp cao và khách hàng thông qua nhiều phương thức giao tiếp như email, điện thoại và gặp mặt trực tiếp. Các nhiệm vụ giao tiếp này thường là:
- Trả lời điện thoại và email: Tiếp nhận và chuyển cuộc gọi, ghi chép tin nhắn, xử lý email đến và đi, sắp xếp thư mục, tạo bản sao lưu, v.v.
- Chào đón khách hàng: Kiểm soát lối ra vào, hướng dẫn khách đến đúng nơi, cung cấp thông tin cần thiết.
- Giao tiếp với quản lý cấp cao và đồng nghiệ: Báo cáo tình hình công việc, trao đổi thông tin, tham gia các cuộc họp, v.v.
- Trả lời câu hỏi của khách hàng: Giải đáp thắc mắc về sản phẩm, dịch vụ, chính sách của công ty một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.
- Thực hiện công tác văn thư: Soạn thảo và gửi email, fax, thư từ, báo cáo liên quan đến công việc.
- Thông báo các thông tin nội bộ: Soạn thảo nội dung, gửi email, cập nhật intranet, tổ chức các cuộc họp nội bộ.
Các nhiệm vụ lên lịch trình
Lên lịch công việc là một phần quan trọng của các vị trí admin văn phòng. Từ trợ lý giám đốc đến lễ tân, ai cũng phải chịu trách nhiệm lên lịch cho chính minh, sếp của mình, thậm chí là cho nhiều sếp khác. Kỹ năng quản lý thời gian là vô cùng cần thiết nếu bạn muốn làm tốt các nhiệm vụ này. Một số nhiệm vụ liên quan đến lịch trình mà admin cần làm bao gồm:
- Lên lịch các cuộc hẹn cho quản lý, giám đốc và khách hàng
- Quản lý đặt lịch chung
- Điều phối sự kiện, bao gồm cả việc đặt bữa trưa cho khách hàng và lên kế hoạch cho các hoạt động văn phòng (tiệc tùng, hoạt động xây dựng đội nhóm, v.v.)
- Lên kế hoạch cho các cuộc họp toàn công ty
- Đặt phòng hội nghị và phòng họp
- Đặt vé máy bay, khách sạn cho nhân viên
Các nhiệm vụ tổ chức
Mọi vai trò admin đều có các nhiệm vụ mang tính tổ chức. Đây là các hoạt động được thực hiện để duy trì và quản lý hoạt động của một tổ chức hoặc một đơn vị. Những nhiệm vụ tổ chức này thường liên quan đến quản lý thông tin, tài nguyên và quy trình trong tổ chức. Những nhiệm vụ tổ chức liên quan đến công việc hành chính bao gồm:
- Lưu trữ giấy tờ và hồ sơ quan trọng
- Giám sát quá trình sử dụng tài nguyên văn phòng
- Quản lý lịch hẹn của nhân viên
- Đảm bảo tài sản được sử dụng và bảo quản đúng cách
- Chuyển thư từ đến các bộ phận
Các nhiệm vụ quản lý tài chính và kế toán
Các nhiệm vụ liên quan đến quản lý tài chính và kế toán thường có trong các công ty nhỏ vì họ không đủ lớn để tuyển một nhân viên chuyên xử lý các công việc này. Khi đó, nhân viên admin sẽ kiêm cả nhân viên kế toán. Những nhiệm vụ quản lý tài chính và kế toán bao gồm:
- Ghi chép và đối chiếu chi phí văn phòng
- Quản lý chi tiêu của nhân viên
- Xử lý khoản thanh toán của đối tác/khách hàng
- Biên soạn báo cáo tài chính
- Tạo hóa đơn cho khách hàng
Các nhiệm vụ hành chính khác
Sau đây là các nhiệm vụ hành chính khác thường được tìm thấy trên bản CV của các vị trí nhân viên admin:
- Phân loại thư từ
- Tổ chức các buổi đào tạo về an toàn lao động
- Cập nhật sổ tay nhân viên và các tài liệu công ty
- Xử lý hồ sơ xin việc và nghỉ việc của nhân viên
- Cập nhật dữ liệu nhân viên
6 vị trí admin phổ biến nhất
Trong các lĩnh vực khác nhau, vị trí admin có thể có phạm vi công việc khác nhau. Để bạn hiểu hơn về các vị trí admin trong thực tế, Web Chuyên Nghiệp sẽ giới thiệu cho bạn một số vị trí admin trong các ngành nghề khác nhau:
1. HR Admin
HR Admin, viết tắt của Human Resources Administrator, là là người chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ hành chính và hỗ trợ cho bộ phận nhân sự của một công ty. Họ đóng vai trò là cầu nối giữa nhân viên và quản lý, giúp đảm bảo rằng công ty có một đội ngũ nhân viên hiệu quả và hài lòng. Các HR Admin sẽ đảm nhiệm các nhiệm vụ như sau:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: lưu trữ, cập nhật hồ sơ nhân viên, theo dõi tình trạng hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội,…
- Chuẩn bị các thủ tục hành chính liên quan đến nhân sự: giấy phép lao động, giấy giới thiệu, quyết định tuyển dụng,…
- Thực hiện các thủ tục liên quan đến chấm công, tính lương, thưởng cho nhân viên
- Hỗ trợ các hoạt động đào tạo và tuyển dụng
2. Admin văn phòng
Office admin, hay còn gọi là admin văn phòng, là một vị trí công việc liên quan đến việc hỗ trợ các hoạt động hành chính và văn phòng của một tổ chức. Tùy thuộc vào quy mô và loại hình tổ chức, công việc của office admin có thể khác nhau. Một số nhiệm vụ chung mà các office admin thường làm bao gồm:
- Quản lý lịch hẹn và cuộc họp: Sắp xếp lịch hẹn và cuộc họp cho các nhân viên và khách hàng của tổ chức, xác nhận lịch hẹn, gửi lời mời và theo dõi các cuộc họp.
- Xử lý thư từ và email: Tiếp nhận, phân loại và xử lý thư từ và email của tổ chức, chuyển tiếp thư từ đến các bộ phận thích hợp.
- Tiếp khách và trả lời câu hỏi: Tiếp đón khách đến thăm văn phòng và hướng dẫn, trả lời những thắc mắc của khách hàng.
- Quản lý tài liệu và hồ sơ: Chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo quản tài liệu, hồ sơ của tổ chức; tạo hệ thống lưu trữ và truy cập thông tin khi cần thiết.
- Quản lý văn phòng phẩm: Kiểm tra và mua mới các đồ dùng văn phòng và các tiện ích văn phòng cho nhân viên.
- Kiểm tra và liên hệ sửa chữa cơ sở vật chất: Làm việc với ban quản lý mặt bằng về các vấn đề kỹ thuật và xin giấy phép thi công.
- Hỗ trợ các dự án và nhiệm vụ khác: Office admin có thể được yêu cầu hỗ trợ các dự án và nhiệm vụ khác của tổ chức, chẳng hạn như tổ chức các sự kiện, chuẩn bị báo cáo hoặc hỗ trợ các nhân viên khác.
3. Admin fanpage, diễn đàn
Admin page là gì? Admin fanpage và admin diễn đàn là những người quản trị trang fanpage trên các mạng xã hội và các diễn đàn trực tuyến. Admin fanpage là những người có nhiệm vụ tạo và đăng nội dung trên fanpage, bao gồm thông tin về sản phẩm, sự kiện hoặc các thông điệp quảng cáo. Họ sẽ tương tác với người theo dõi bằng cách trả lời bình luận, tin nhắn, và thực hiện các hoạt động tương tác khác để duy trì mối quan hệ với cộng đồng.
Trong khi đó, admin diễn đàn là người quản lý và giám sát hoạt động trên một diễn đàn trực tuyến hoặc cộng đồng trực tuyến. Họ sẽ theo dõi và quản lý danh sách thành viên, bao gồm kiểm tra và xử lý các tài khoản vi phạm. Admin diễn đàn cũng chịu trách nhiệm kiểm duyệt nội dung được đăng tải, đảm bảo nội dung không vi phạm quy định của diễn đàn và luật pháp.
4. Admin website
Admin website là người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành một trang web, website. Thông thường, vị trí này yêu cầu kiến thức và kỹ năng về quản lý hệ thống, bảo mật thông tin và một số kỹ thuật khác. Admin website phải đảm bảo rằng trang web hoạt động ổn định và hiệu quả.
Ngoài ra, admin website thường có trách nhiệm quản lý và cập nhật nội dung trên trang web. Việc này bao gồm thêm, chỉnh sửa, xóa thông tin, hình ảnh, video và các tài liệu khác để đảm bảo rằng trang web luôn cung cấp thông tin mới nhất và chính xác. Họ cũng có thể được yêu cầu để hỗ trợ người dùng và giải quyết các vấn đề kỹ thuật khác.
5. Sales Admin
Sale admin là gì? Sales Admin là viết tắt của Sales Administrator, hay Trợ lý kinh doanh. Sales Admin là người chịu trách nhiệm hỗ trợ các hoạt động của bộ phận kinh doanh trong một doanh nghiệp và làm việc dưới sự giám sát của Sales Manager (Trưởng phòng kinh doanh).
Nhiệm vụ chính của Sales Admin bao gồm:
- Tiếp nhận và xử lý đơn hàng: Sales Admin là người tiếp nhận và xử lý đơn hàng từ khách hàng. Họ cần kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng, liên hệ với khách hàng để xác nhận đơn hàng, và phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp để hoàn thành đơn hàng.
- Quản lý khách hàng: Sales Admin sẽ quản lý thông tin khách hàng, bao gồm thông tin liên hệ, lịch sử mua hàng, và các phản hồi của khách hàng. Họ cần cập nhật thông tin khách hàng thường xuyên để đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn hiểu rõ nhu cầu của khách hàng.
- Thống kê và báo cáo bán hàng: Sales Admin chịu trách nhiệm tổng hợp và báo cáo kết quả bán hàng của doanh nghiệp. Họ cần thu thập dữ liệu bán hàng từ các nguồn khác nhau, phân tích dữ liệu, và lập báo cáo bán hàng theo định kỳ.
- Hỗ trợ các hoạt động bán hàng khác: Sales Admin có thể hỗ trợ các hoạt động bán hàng khác như tổ chức hội nghị, triển lãm, hoặc các sự kiện bán hàng khác.
6. System Admin
Admin hệ thống (System Administrator – Sysadmin) là người chịu trách nhiệm cài đặt, cấu hình, bảo trì và giám sát hệ thống máy tính của một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Nói một cách đơn giản, System admin giống như “người thợ điện” của thế giới công nghệ. Họ đảm bảo máy tính, máy chủ và mạng internet của công ty luôn hoạt động ổn định, hạn chế gián đoạn công việc.
Tuy nhiên, phạm vi công việc cụ thể của system admin có thể khác nhau tùy theo từng công ty. Trong các công ty lớn, system admin có thể tập trung quản lý một hệ thống cụ thể như hệ thống server. Ngoài ra, tùy theo lĩnh vực hoạt động, tên gọi của vị trí này có thể khác nhau, chẳng hạn như admin trung tâm dữ liệu, admin mạng máy tính, admin ảo hóa, admin server hoặc admin cơ sở dữ liệu.
5 kỹ năng cần thiết của một admin
Admin là một vị trí đòi hỏi có sự linh hoạt và khả năng chịu áp lực cao. Những cá nhân có kỹ năng admin tốt đều cần có một số tố chất và kỹ năng nhất định để có thể theo đuổi nghề nghiệp này lâu dài. Vậy những kỹ năng cần thiết của một admin là gì?
1. Kỹ năng tổ chức
Kỹ năng tổ chức xuất sắc là cần thiết để duy trì trật tự xung quanh nơi làm việc của bạn. Bàn làm việc, máy tính và lịch gọn gàng có thể giúp bạn hoàn thành các công việc một cách hiệu quả. Các nhân viên admin cũng có thể chịu trách nhiệm sắp xếp các hồ sơ, tài liệu hoặc tủ đựng vật dụng văn phòng. Các vị trí admin như trợ lý hành chính thường sẽ phải chịu trách nhiệm về những yếu tố này.
2. Kỹ năng giao tiếp
Khi thực hiện các công việc admin, giao tiếp là một kỹ năng quan trọng cần phải có. Ví dụ, một số vị trí admin như lễ tân, nhân viên hành chính,… có thể cần phải truyền đạt thông tin hoặc giải đáp thắc mắc cho người khác. Khi đó, họ cần trả lời các câu hỏi một cách ngắn gọn và rõ ràng để người nghe nắm bắt được thông tin nhanh chóng. Có bốn hình thức giao tiếp chính:
- Giao tiếp bằng lời: Giao tiếp bằng lời bao gồm những tương tác trực tiếp hoặc qua điện thoại với người sử dụng lao động, khách hàng và nhân viên. Là một admin, khả năng giao tiếp mạch lạc và giọng nói dễ nghe là một điều quan trọng.
- Lắng nghe: Giao tiếp hiệu quả cũng đòi hỏi kỹ năng lắng nghe tốt. Là một admin, điều quan trọng là phải lắng nghe đồng nghiệp, người quản lý và khách hàng của công ty để ghi chú lại yêu cầu, câu hỏi và khiếu nại của họ.
- Giao tiếp bằng văn bản: Các quản trị viên thường phải soạn thảo nhiều tài liệu, bao gồm các bản ghi nhớ, hợp đồng,… và email liên lạc với đồng nghiệp hoặc khách hàng. Khả năng sử dụng câu từ chuyên nghiệp là điều cần thiết để đảm bảo người nhận hiểu được những nội dung hoặc ý chính.
- Giao tiếp bằng hình ảnh: Một số vị trí admin có thể yêu cầu các kỹ năng đồ họa để truyền đạt thông tin như biểu đồ, hình ảnh hoặc powerpoint để truyền tải thông điệp.
3. Kỹ năng làm việc nhóm
Admin thường là người chịu trách nhiệm đảm bảo hiệu suất hoạt động của tổ chức. Để đạt được điều này, họ cần làm việc cùng các thành viên khác trong tổ chức để hiểu và đáp ứng các yêu cầu, mục tiêu và ưu tiên chung. Kỹ năng làm việc nhóm giúp các admin tương tác với các thành viên khác để đạt được hiệu suất tối đa. Đồng thời khuyến khích sự phát triển cá nhân và tập thể, tạo điều kiện để mọi người cùng hướng đến mục tiêu chung.
4. Quản lý thời gian
Admin thường phải xử lý nhiều nhiệm vụ khác nhau, bao gồm các nhiệm vụ cấp bách và không cấp bách. Kỹ năng quản lý thời gian giúp họ có thể xác định thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ và hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất trước. Kỹ năng quản lý thời gian giúp họ có thể kiểm soát thời gian và công việc của mình, từ đó giúp họ có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả và đúng hạn.
4. Cẩn thận, tỉ mỉ
Sai sót có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng, chẳng hạn như mất thông tin, mất tiền, hoặc làm mất uy tín của công ty. Sự cẩn thận và tỉ mỉ giúp admin có thể tránh được những sai sót này. Khi hoàn thành một nhiệm vụ, hãy dành thời gian kiểm tra lại thông tin để đảm bảo rằng thông tin đó là chính xác và đầy đủ. Chẳng hạn như kiểm tra xem email cho khách hàng có bị sai chính tả, sai thông tin hay không.
5. Đa nhiệm (Multitask)
Đa nhiệm là khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ và công việc cùng một lúc. Trong một số trường hợp, admin có thể phải đối mặt với tình huống khẩn cấp hoặc ưu tiên nhiều công việc cùng một lúc. Khả năng multitask giúp admin xử lý các tình huống này một cách linh hoạt và hiệu quả, đảm bảo rằng các vấn đề được giải quyết kịp thời và không gây ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Tổng kết
Qua bài viết trên, chúng ta có thể thấy rằng vị trí Admin đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong các tổ chức và doanh nghiệp. Trách nhiệm và vai trò của vị trí admin có thể khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp và tổ chức.
Nhìn chung, họ đều có chung mục tiêu là đảm bảo sự vận hành trơn tru và hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp. Hy vọng Web Chuyên Nghiệp đã giúp bạn hiểu được admin là gì và có được cho mình những thông tin hữu ích!
Trần Tiến Duy. Sinh ra và lớn lên tại Vũng Tàu. Hiện tại Trần Tiến Duy đang là SEO Manager tại Miko Tech Agency Marketing và Giảng viên Digital Marketing với các khoá học SEO Website tại trường FPT Tp.HCM. Với hơn 5+ năm kinh nghiệm Quản lý đội ngũ nhân sự, training & Đào tạo về SEO/ Content Marketing.