PO Là Gì? Những Điều Cần Biết Về Purchase Order

PO là gì? Trong quá trình mua sắm và quản lý nguồn lực của một tổ chức, Purchase Order (PO) đóng vai trò quan trọng. PO là một thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kinh doanh và đặc biệt quan trọng trong các hoạt động mua hàng. Nhưng PO có ý nghĩa gì? Công dụng của PO và quy trình sử dụng PO trong các doanh nghiệp ra sao?

PO là gì?

PO là viết tắt của Purchase Order, nghĩa là đơn đặt hàng, một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền mua hàng. Thường thì PO cũng đóng vai trò là hợp đồng chính thức trong quá trình mua sắm hàng hoá và dịch vụ.

Cũng giống như chức năng thêm vào giỏ hàng trên các trang thương mại điện tử, PO về cơ bản là danh sách những thứ mà bạn muốn mua. Purchase order liệt kê chi tiết đơn hàng, bao gồm số lượng và loại sản phẩm mà người mua cần, cũng như các điều khoản thanh toán và giao hàng.

Sự khác biệt cơ bản giữa yêu cầu mua hàng (purchase requisition) và đơn đặt hàng (PO) là đơn đặt hàng được xem như một hợp đồng giữa người mua và người bán. Trong khi đó, purchase requisition là một tài liệu nội bộ và thường được gửi đến bộ phận mua hàng hoặc quản lý mua hàng để xem xét và phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, Purchase Requisition có thể được chuyển đổi thành Purchase Order.

Sự khác biệt giữa đơn đặt hàng (PO) và hóa đơn (invoice)

Do cả đơn đặt hàng và hóa đơn đều là những tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý được trao đổi giữa người bán và người mua, nên việc chúng thường bị nhầm lẫn không có gì ngạc nhiên. Tuy nhiên, mỗi loại được sử dụng tại một thời điểm khác nhau trong quá trình mua hàng và được sử dụng bởi các bên khác nhau:

Đơn đặt hàng

PO (Purchase Order – Đơn đặt hàng) là tài liệu do người mua gửi cho người bán để đặt hàng sản phẩm hoặc dịch vụ. PO có các đặc điểm như sau:

• Được tạo bởi người mua
• Được tạo trước khi mua hàng
• Liệt kê sản phẩm cần mua
• Bao gồm đề xuất thanh toán

Hóa đơn

Invoice (Hóa đơn) là tài liệu do người bán (nhà cung cấp) cung cấp cho người mua (khách hàng) để xác nhận việc bán hàng và yêu cầu thanh toán. Hóa đơn sẽ bao gồm các thông tin về giao dịch như:

• Tên và thông tin liên hệ của người bán và người mua
• Mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ
• Số lượng hàng hóa, đơn giá và tổng số tiền cần thanh toán
• Thuế VAT và các khoản phí khác
• Điều khoản thanh toán và vận chuyển

Quy trình mua hàng 4 bước với Purchase Order

Việc áp dụng Purchase Order đúng cách giúp đảm bảo sự thống nhất, hiệu quả và minh bạch trong quá trình mua hàng và giao dịch với nhà cung cấp. Vậy quy trình này diễn ra như thế nào?

1. Người mua tạo yêu cầu mua hàng

Trước khi gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, bước đầu tiên là tạo yêu cầu mua hàng. Đây là một tài liệu được ban hành trong nội bộ công ty bởi bộ phận mua hàng để theo dõi hàng hóa đã đặt. Yêu cầu mua hàng cũng giúp công ty lưu trữ dữ liệu chi tiêu của mình. Đơn đặt hàng chỉ được tạo sau khi yêu cầu mua hàng đã được người quản lý có thẩm quyền phê duyệt.

2. Người mua tạo đơn đặt hàng (Purchase Order)

Khi đã thống nhất những hàng hóa cần mua, đơn đặt hàng sẽ được khởi tạo. Cách làm purchase order như sau, đơn đặt hàng liệt kê những thông tin gồm:

• Ngày đặt hàng.
• Thông tin vận chuyển.
• Điều khoản chiết khấu.
• Tên của người mua và người bán..
• Mô tả hàng hóa được mua.
• Mã hàng.
• Giá cả.
• Số lượng.
• Số đơn đặt hàng.

Số đơn đặt hàng là một mã số duy nhất liên quan đến một đơn hàng cụ thể. Mã số này được sử dụng với hai mục đích:

• Một là để đảm bảo rằng hàng hóa được đặt hàng khớp với hàng hóa nhận được.
• Hai là số đơn đặt hàng được đối chiếu với hóa đơn để đảm bảo người mua được tính phí đúng cho hàng hóa.

3. Người bán xác nhận đơn đặt hàng

Ở cuối đơn đặt hàng có một khoảng trống để bên bán ký xác nhận đơn hàng. Đơn đặt hàng bao gồm tất cả các chi tiết về giao dịch và những gì người mua mong muốn nhận được. Sau khi người bán nhận được đơn đặt hàng, họ có quyền chấp nhận hoặc từ chối. Tuy nhiên, một khi đơn đặt hàng được chấp nhận, nó trở thành một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý cho cả hai bên.

4. Người mua ghi chép đơn đặt hàng

Sau khi đơn hàng đã được đặt, đơn đặt hàng vẫn ở trạng thái “mở”. Một đơn đặt hàng mở là một đơn đặt hàng đã được đặt nhưng hàng hóa chưa được nhận hoặc chỉ mới nhận một phần của đơn hàng. Tóm lại, đây là trạng thái cho biết việc giao nhận hàng hóa vẫn chưa hoàn tất. Sau khi nhận đủ hàng hóa và tiến hành thanh toán, đơn đặt hàng mới được xem là kết thúc.

Ví dụ về cách sử dụng PO là gì?

Để bạn hiểu rõ hơn về cách mà các doanh nghiệp sử dụng PO, hãy cùng phân tích quy trình đặt hàng với một tình huống đơn giản như sau:

Sơn – Trưởng nhóm IT tại một công ty công nghệ cần mua laptop cho một số thành viên mới trong bộ phận của mình. Anh soạn thảo một đơn đặt hàng, ghi rõ số lượng máy tính xách tay và mẫu mã chính xác mình muốn.

1. Anh ấy nhận được sự chấp thuận cho đơn đặt hàng của mình.
2. Sau đó, đơn đặt hàng được gửi đến nhà cung cấp laptop.
3. Nhà cung cấp laptop nhận được đơn đặt hàng của Sơn. Sau khi kiểm tra, họ nhận thấy mình có khả năng cung cấp hàng hóa và xác nhận đơn hàng.
4. Nhà cung cấp laptop gửi hàng đi, ghi chú số đơn đặt hàng trên phiếu giao nhận.
5. Trên lô hàng còn có một hóa đơn laptop. Khi nhận được laptop, Sơn kiểm tra hóa đơn để đảm bảo anh ấy nhận được chính xác những gì mình đã đặt hàng.
6. Bộ phận kế toán kiểm tra đơn đặt hàng, biên nhận giao hàng và hóa đơn để đảm bảo tất cả các chi tiết khớp nhau.
7. Nếu mọi thứ đều khớp, bộ phận kế toán sẽ phê duyệt hóa đơn để thanh toán.
8. Cuối cùng, sau khi thanh toán, đơn đặt hàng được đánh dấu đã hoàn thành và hóa đơn đã thanh toán.

4 Lợi ích khi tạo Purchase Order

Hầu hết chúng ta đều nghĩ rằng thủ tục giấy tờ rất phiền phức và không sử dụng chúng sẽ giúp tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều. Tuy nhiên, Purchase Order không phải là một tài liệu vô dụng. Thực tế, thay vì làm cho mọi thứ phức tạp hơn, việc sử dụng đơn đặt hàng có thể mang lại những lợi ích kinh doanh cho công ty.

1. Hỗ trợ lập ngân sách

Khi tạo PO, bạn cần xác định các thông tin như giá cả, số lượng và chi tiết sản phẩm/dịch vụ được mua. Thông qua việc xác định chi phí trước, bạn có thể tính toán và lập ngân sách dựa trên số tiền dự kiến cần chi cho các đơn hàng.

Việc xem lại các hồ sơ mua hàng trong quá khứ cũng rất hữu ích cho việc lập ngân sách. Các PO trước đó được tạo ra và lưu trữ cung cấp thông tin quan trọng về lịch sử mua hàng và các chi tiêu trước đó. Khi lập ngân sách cho tương lai, bạn có thể xem lại hồ sơ mua hàng trước đây và ước lượng số tiền bạn cần phải chi tiêu dựa trên dữ liệu quá khứ.

2. Cung cấp cơ sở pháp lý

Đơn đặt hàng hoạt động như một tài liệu pháp lý vì nội dung là thỏa thuận văn bản về giá cả và số lượng mặt hàng. Tài liệu này giúp bảo vệ cả người mua và người bán. Với người mua, PO giúp họ tránh khỏi những trường hợp khi người bán tăng giá bất ngờ, số lượng hàng hóa sai hoặc tổng số tiền thanh toán bị sai.

PO cũng giúp bảo vệ người bán trong trường hợp người mua phàn nàn về đơn hàng. Việc đối chiếu với PO sẽ giúp đôi bên giải quyết được các vấn đề tiềm ẩn. Nếu có tranh chấp xảy ra sau này, PO sẽ là bằng chứng hữu ích để xác định các cam kết và trách nhiệm của cả hai bên.

3. Xử lý chi phí phát sinh ngoài dự kiến

Việc sử dụng PO có thể hoạt động như một thông báo chi tiêu cho các bộ phận liên quan và tránh việc chi tiêu ngoài dự kiến. Bởi vì mọi người đều phải gửi yêu cầu mua hàng và PO cho các lần mua hàng, do đó sẽ có một hồ sơ về bất kỳ khoản chi nào ngay khi nhu cầu phát sinh. Điều này giúp các khoản chi tiêu dự kiến của công ty được rõ ràng và minh bạch trước khi thực hiện giao dịch mua hàng.

Hãy tưởng tượng tình huống một bộ phận cần phải chi tiêu một khoản tiền lớn mà họ không hề dự tính do sự cố máy móc. Họ đặt hàng nhưng sau đó bộ phận thanh toán khoản phải thu không hề biết về khoản chi này cho đến khi họ nhận được hóa đơn. Lúc đó, sẽ có một quá trình phê duyệt dài dòng khi bộ phận AP cố gắng tìm hiểu xem khoản chi tiêu này đến từ đâu và liệu nó có nên được chấp thuận hay không.

4. Kiểm soát chi tiêu

Khi tạo PO, người mua cần xác định các thông tin như giá cả, số lượng và chi tiết sản phẩm/dịch vụ được mua. Việc này giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về chi phí mà họ sẽ phải chi trả. Việc theo dõi các PO giúp doanh nghiệp so sánh chi tiêu thực tế với ngân sách dự kiến, phát hiện và điều chỉnh kịp thời các khoản chi vượt mức.

Để sử dụng PO hiệu quả, doanh nghiệp cần có quy trình quản lý PO rõ ràng, sử dụng phần mềm quản lý PO chuyên nghiệp và đào tạo nhân viên về cách sử dụng PO. Việc triển khai hệ thống đơn đặt hàng cho phép doanh nghiệp kiểm soát ai được phép mua hàng và ngăn chặn những người không có quyền hạn đặt hàng mà không có sự chấp thuận.

Khám phá thêm về: By Product Pricing Là Gì | 10 Chiến Lược Giá Phổ Biến

Lời kết

PO là một tài liệu chứa thông tin cụ thể về việc mua hàng hoặc dịch vụ được tạo ra bởi người mua nhằm xác nhận yêu cầu mua hàng, đặt hàng và đặt các điều kiện giao dịch. Không chỉ là một thủ tục giấy tờ thông thường, tài liệu này còn mang lại một số lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp.

Bài viết trên của Web Chuyên Nghiệp đã giúp bạn hiểu PO là gì và quy trình sử dụng PO. Nếu thấy bổ ích thì bạn hãy chia sẻ bài viết và hãy đón đọc những bài viết mới thú vị nhé!