Proposal là gì? Trong thế giới kinh doanh, proposal đóng vai trò quan trọng trong việc trình bày ý tưởng, dự án hoặc giải pháp để thuyết phục một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể. Trong bài viết sau, Miko Tech sẽ giải thích proposal là tài liệu gì và được sử dụng như thế nào trong kinh doanh.
Proposal là gì?
Proposal là một văn bản đề xuất được sử dụng để trình bày một ý tưởng, dự án, chiến lược hoặc giải pháp cho một vấn đề cụ thể.
Các đề xuất có thể được sử dụng trong nhiều ngữ cảnh, bao gồm đề xuất dự án nghiên cứu, đề xuất thương mại, đề xuất dự án xã hội, hoặc đề xuất cho các chương trình học bổng và tài trợ. Proposal thường được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, giáo dục, nghiên cứu hoặc trong chính phủ.
Các loại proposal thường gặp
Nếu bạn tìm kiếm về các mẫu đề xuất trên công cụ tìm kiếm, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn cho nhiều loại đề xuất khác nhau. Điều quan trọng nhất là tìm được mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn. Hiện nay có 5 loại proposal thông dụng bao gồm:
Proposal đầu tư
Đề xuất đầu tư là những đề xuất kinh doanh được viết nhằm giúp thu hút nhà đầu tư. Loại proposal có thể được sử dụng để vay vốn từ ngân hàng, thu hút vốn từ các nhà đầu tư mạo hiểm, các quỹ đầu tư, hoặc các tổ chức tài chính. Mục tiêu của investor proposal là thể hiện cho các nhà đầu tư thấy được tiềm năng lợi nhuận của dự án hoặc kế hoạch đầu tư được đề xuất, từ đó ra quyết định đầu tư.
Proposal bán hàng
Proposal bán hàng là một tài liệu hoặc bản đề xuất được sử dụng để giới thiệu một sản phẩm hoặc dịch vụ và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm đó hoặc sử dụng dịch vụ đó. Mục tiêu của đề xuất bán hàng là tạo ra một giao dịch bán hàng thành công và tạo ra doanh số bán hàng. Loại đề xuất này thường được xem là một phần trong quy trình của các công ty B2B.
RFP Proposal
RFP là viết tắt của Request for Proposal, còn gọi là Yêu cầu Đề xuất. Yêu cầu Đề xuất là tài liệu từ khách hàng, trong đó nêu rõ các yêu cầu, tiêu chí và mong đợi của họ đối với một dự án. Các công ty quan tâm sẽ gửi đề xuất RFP của mình để cạnh tranh cho dự án. RFP proposal là đề xuất do doanh nghiệp gửi đi để phản hồi cho RFP của khách hàng.
Ví dụ, một công ty điện lực muốn xây dựng nhà máy điện mới. Họ sẽ phát hành RFP nêu rõ các yêu cầu kỹ thuật, công suất mong muốn, thời hạn hoàn thành, v.v. Các công ty xây dựng quan tâm sẽ gửi đề xuất RFP, mô tả phương án thi công, chi phí dự kiến, đội ngũ kỹ sư để chứng minh họ là nhà thầu phù hợp nhất và giành lấy dự án.
Proposal dự án
Đề xuất dự án là là một tài liệu mô tả chi tiết mục tiêu, kế hoạch thực hiện và ngân sách dự kiến cho một dự án. Đề xuất này có thể được sử dụng cho cả đối tượng bên ngoài lẫn đề xuất nội bộ. Mục đích của project proposal là thuyết phục những người quản lý, nhà đầu tư hoặc bên liên quan khác về giá trị và khả năng thành công của dự án.
Proposal tài trợ (Grant Proposal)
Proposal tài trợ là một đề xuất được viết nhằm xin tài trợ (grant) từ các tổ chức tài trợ, chẳng hạn như quỹ từ thiện, chính phủ, tổ chức phi chính phủ hoặc các nhà tài trợ khác. Mục tiêu của đề xuất này là xin tài trợ cho một dự án nghiên cứu, hoạt động phi lợi nhuận, hoặc chương trình phát triển cộng đồng.
Cấu trúc nội dung của marketing proposal là gì?
Cấu trúc nội dung của marketing proposal là gì thì có thể thay đổi tùy thuộc vào loại đề xuất và người nhận. Tuy nhiên, một đề xuất thông thường sẽ bao gồm các phần chính sau:
- Tóm tắt: Mô tả ngắn gọn về ý tưởng hoặc dự án, bao gồm mục tiêu chính, giá trị đặc biệt và lợi ích dự kiến.
- Giới thiệu: Giới thiệu về bản thân hoặc tổ chức viết proposal, bao gồm lý do và cơ sở để thực hiện dự án.
- Vấn đề và mục tiêu: Mô tả vấn đề hiện tại hoặc nhu cầu cần giải quyết, cùng với đó là những mục tiêu cụ thể mà dự án sẽ đạt được nếu thành công.
- Phương pháp: Phần này mô tả cách thức và quy trình thực hiện dự án, giải thích cụ thể về các nguồn lực sẽ được sử dụng. Bạn cũng nên đề cập đến những rủi ro có thể xảy ra và đề ra phương hướng xử lý.
- Lợi ích: Liệt kê các lợi ích mà dự án sẽ mang lại cho khách hàng, cộng đồng hoặc tổ chức liên quan.
- Ngân sách: Tính toán nguồn tài chính cần thiết để thực hiện dự án, liệt kê các khoản chi dự kiến và cung cấp chú thích.
- Lịch trình: Đưa ra lịch trình thực hiện dự án với các mốc thời gian cho từng giai đoạn, công việc và mốc thời gian quan trọng. Điều này giúp hiển thị kế hoạch thực hiện dự án một cách rõ ràng và logic.
- Kêu gọi hành động: Tổng kết lại các điểm chính của proposal và nhấn mạnh lại lợi ích và giá trị của dự án. Đưa ra lời kết và mời gọi hành động từ phía đọc giả, chẳng hạn như yêu cầu tài trợ, đồng ý thực hiện dự án, hoặc tiếp tục cuộc trao đổi.
7 bước viết Proposal chuyên nghiệp
Để hiểu hơn về khái niệm proposal là gì, cùng tìm hiểu qua 7 bước viết proposal marketing chuyên nghiệp nhé! Những nội dung có trong văn bản đề xuất sẽ phụ thuộc vào loại đề xuất mà bạn đang viết. Nếu bạn chưa biết phải bắt đầu từ đâu, bạn có thể tham khảo 7 bước viết proposal sau đây:
Bước 1: Giới thiệu người viết và thông tin cơ bản
Mục tiêu của phần giới thiệu là thu hút sự quan tâm của người đọc. Đoạn này nên bao gồm thông tin cơ bản về công ty bạn và nêu tổng quan nội dung trong đề xuất. Nếu đề xuất này được gửi sau một cuộc họp hoặc một cuộc gặp mặt, hãy đề cập đến cuộc gặp mặt đó để cung cấp ngữ cảnh cho đề xuất.
Ví dụ, giả sử một công ty A đã có một cuộc gặp với một công ty B chuyên về dịch vụ thiết kế cảnh quan. Công ty B có thể gửi proposal với mở đầu như sau: “Công ty B trân trọng gửi proposal về “Dịch vụ thiết kế cảnh quan” cho văn phòng mới của Công ty A. Thông qua cuộc thảo luận với quý công ty vào ngày/tháng, chúng tôi rất vui có cơ hội gửi đề xuất chi tiết về dự án thiết kế này.”
Bước 2: Trình bày mục đích của proposal
Mục đích của đề xuất là những gì bạn mong muốn đạt được hoặc vấn đề bạn muốn giải quyết. Một proposal kinh doanh cần cung cấp thông tin chi tiết về các cam kết hoặc mục tiêu cuối cùng của đề xuất. Ví dụ, một đề xuất về dịch vụ thiết kế lại website doanh nghiệp sẽ đề cập đến những vấn đề hiện tại của website, đồng thời đưa ra những phương án thiết kế lại để giải quyết những vấn đề đó.
Bước 3: Xác định những mục tiêu chi tiết
Tiếp theo, bạn cần mô tả kết quả cuối cùng sau khi hoàn tất dự án và những gì bạn cần làm để đạt được mục tiêu đó. Tốt nhất, bạn nên đưa ra một con số cụ thể để đề xuất trông có vẻ hấp dẫn hơn. Ví dụ, thay vì viết rằng “Chúng tôi sẽ cải thiện hiệu suất đáng kể với khoản vay này”, bạn nên viết “Chúng tôi sẽ tăng 40% hiệu suất vào năm sau nhờ việc đầu tư vào hai thiết bị mới và tuyển dụng thêm nhân công từ khoản vay này”.
Bước 4: Nhấn mạnh những yếu tố làm bạn nổi bật
Nếu đề xuất của bạn là giải pháp cho vấn đề của một công ty, việc thể hiện những giá trị mà bạn có có thể giúp bạn trở nên nổi bật hơn. Chẳng hạn, bạn có thể trình bày những kỹ năng hoặc nguồn lực phù hợp với dự án mà bạn sở hữu. Đó có thể là những nhân sự có chuyên môn cao hoặc những dự án tương tự bạn đã từng thực hiện. Việc tạo ra sự khác biệt có thể giúp đề xuất của bạn trở nên hấp dẫn hơn.
Bước 5: Trình bày các khoản chi dự kiến
Chi phí là một yếu tố quan trọng có thể ảnh hưởng đến việc ra quyết định của khách hàng. Tùy thuộc vào loại proposal, bạn có thể cần trình bày các khoản chi cho người nhận. Ví dụ, nếu bạn viết một proposal cho các nhà đầu tư, bạn sẽ cần đề cập đến cách mà bạn sẽ sử dụng khoản tài trợ của họ. Bạn không nhất thiết phải liệt kê chính xác từng con số nhưng hãy để các nhà đầu tư biết được tiền của họ sẽ được dùng để làm gì.
Bước 6: Kêu gọi hành động
Một lời kêu gọi hành động có thể thúc đẩy người đọc thực hiện một hành động cụ thể, chẳng hạn như phản hồi proposal của bạn nếu họ có hứng thú tìm hiểu thêm. Ngoài ra, điều này cũng thể hiện rõ ý định rằng bạn rất nghiêm túc với đề xuất của mình. Hãy bày tỏ rằng bạn sẽ cảm thấy vui hoặc rất mong đợi vào phản hồi của họ.
Bước 7: Cung cấp thông tin liên hệ
Một lời cảm ơn ở cuối đề xuất là không thể thiếu. Cũng giống như khi viết cover letter, hãy cám ơn vì họ đã dành thời gian để đọc đề xuất của bạn và khuyến khích họ liên hệ nếu có khúc mắc. Khi kết thúc, hãy dùng từ “Trân trọng,” và kèm theo tên của bạn hoặc tên công ty bên dưới.
Những lưu ý khi viết proposal
Khi viết proposal, bạn đang cố thuyết phục người đọc rằng bạn là đối tác tuyệt vời mà họ đang tìm kiếm. Trong bản đề xuất, bạn cần thể hiện cho người đọc thấy rằng bạn hiểu được vấn đề họ đang gặp phải và có đủ năng lực để giải quyết vấn đề đó. Sau đây là một số lưu ý có thể giúp bạn viết proposal tốt hơn.
Hiểu được mong muốn của khách hàng
Proposal cần trình bày cho khách hàng thấy bạn có đủ khả năng để giúp họ đạt được mục tiêu. Để viết được đề xuất hiệu quả, bạn cần hiểu được lý do tại sao khách hàng cần thực hiện dự án và kết quả họ muốn nhìn thấy là gì. Nếu bạn hiểu sai nhu cầu của khách hàng, đề xuất của bạn khả năng cao sẽ bị loại. Việc dành thời gian cho một cuộc gặp để tìm hiểu về nhu cầu của khách hàng có thể sẽ cần thiết.
Hiểu rõ năng lực của mình
Trước khi hứa hẹn kết quả với khách hàng, bạn cần đánh giá xem liệu năng lực của đội nhóm có thể đạt được những gì. Khi viết proposal, bạn cần nhận thức được khối lượng công việc của đội để tính toán các mốc thời gian chính xác. Việc xem xét về năng lực của nhóm cũng giúp bạn biết được có nên tuyển thêm nhân sự để hoàn thành dự án hay không.
Trình bày cụ thể
Proposal được xem như một tài liệu phản ánh kỳ vọng của khách hàng và các bên liên quan trong dự án. Hãy nhớ rằng bạn đang cho thấy rằng bạn có khả năng đảm nhận được dự án và giúp khách hàng đạt được mục tiêu. Trong proposal, có một số nội dung chính mà bạn cần trình bày rõ ràng:
- Lợi ích dự kiện
- Khó khăn trong phạm vi chuyên môn và cách xử lý
- Dự kiến thời gian triển khai
- Ngân sách và các chi phí liên quan
Thêm bằng chứng thuyết phục
Đừng quên rằng khách hàng có thể nhận được nhiều proposal khác nhau. Điều này có nghĩa là khả năng cạnh tranh rất cao, khách hàng cũng đang tìm kiếm những bằng chứng cho thấy rồi bạn có khả năng thực hiện dự án. Nếu được, bạn có thể trình bày những dự án tương tự bạn đã từng làm qua hoặc liệt kê những thế mạnh của công ty để thực hiện dự án.
Kết luận
Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu proposal là gì và quy trình viết một proposal hiệu quả. Bạn cần viết proposal sao cho thu hút và đảm bảo rằng nó trình bày đầy đủ các ý tưởng hoặc thông tin cần thiết. Mong rằng Webchuyennghiep đã giúp bạn hiểu được tài liệu này có nghĩa là gì và đừng quên chia sẻ cho nhiều người cùng biết nhé!
Website Chuyên Nghiệp là đơn vị Agency chuyên thiết kế website uy tín chất lượng tại TPHCM. Với đội ngũ chuyên viên IT, Design, SEO gần 10 năm kinh nghiệm trong ngành Thiết kế website. Truy cập ngay webchuyennghiep.com.vn để biết thêm thông tin