Sơ Đồ Tổ Chức Phòng Marketing | 6 Vị Trí Then Chốt [hienthinam]

Phòng marketing đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về cách phòng marketing được tổ chức và các bộ phận cụ thể của nó, chúng ta cần tìm hiểu chi tiết về sơ đồ tổ chức phòng marketing.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về cấu trúc tổ chức phòng marketing, các bộ phận chính của nó và nhiệm vụ mà mỗi bộ phận phải thực hiện để đóng góp vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Phòng Marketing là gì?

Trong mỗi doanh nghiệp, phòng marketing hoặc bộ phận marketing đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc tạo sự kết nối giữa doanh nghiệp và thị trường bên ngoài, đưa sản phẩm/dịch vụ đến tay khách hàng và đáp ứng nhu cầu của họ. Vị trí của phòng marketing trong sơ đồ tổ chức là không thể thiếu, đặc biệt là trong bối cảnh của sự hội nhập toàn cầu như hiện nay.

Nhiệm vụ và chức năng của phòng Marketing

Từ những chia sẻ cụ thể về phòng marketing gồm những bộ phận nào thì chúng ta có thể nhận thấy được những chức năng, nhiệm vụ cụ thể mà phòng marketing phải làm gồm những việc sau:

Xây dựng, thực hiện các chiến lược marketing

Việc xây dựng chiến lược kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp. Kế hoạch kinh doanh thật sự hiệu quả sẽ giúp thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, tạo ra doanh thu tối đa và giảm thiểu rủi ro. Ngược lại, nếu kế hoạch kinh doanh không rõ ràng, thiếu chi tiết và tầm nhìn hạn hẹp, doanh nghiệp có thể đối mặt với rất nhiều khó khăn và rủi ro trong quá trình hoạt động.

Vì vậy, các vị trí trong phòng marketing đóng vai trò quan trọng trong việc xác định kế hoạch kinh doanh và định hướng con đường để thực hiện kế hoạch đó. Ngoài ra, phòng marketing còn có nhiệm vụ quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp ra thị trường.

Tạo mối quan hệ tốt đẹp với truyền thông

Tạo mối quan hệ tốt với truyền thông là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các chuyên viên trong phòng marketing hiện nay. Việc xây dựng mối quan hệ đúng cách với báo chí và cộng đồng là rất cần thiết để thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

Chuyên viên trong phòng marketing phải làm việc một cách khéo léo để tránh gây hiểu lầm hoặc xung đột với phóng viên. Nếu có cuộc khủng hoảng truyền thông xảy ra, các chuyên viên nên giải quyết bằng tình cảm và sự chân thành để có thể giảng hòa và tìm được tiếng nói chung để giải quyết vấn đề.

Nếu không xử lý tốt vấn đề, các cuộc khủng hoảng truyền thông có thể dẫn đến tình trạng sản phẩm bị tẩy chay, khách hàng không tin tưởng và sử dụng sản phẩm. Điều này sẽ ảnh hưởng đến doanh thu và dẫn đến thiệt hại về kinh tế của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc xây dựng mối quan hệ tốt với truyền thông là một nhiệm vụ quan trọng và cần thiết của các chuyên viên trong phòng marketing.

Nghiên cứu và phát triển các sản phẩm mới

Quá trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới theo nghiên cứu của Philip Kotler và Gary Armstrong bao gồm 8 giai đoạn chính:

• Bước 1: Hình thành những ý tưởng mới để tiếp thị sản phẩm
• Bước 2: Sàng lọc ý tưởng về sản phẩm
• Bước 3: Tiến hành phát triển và thử nghiệm mô hình sản phẩm mới
• Bước 4: Ước tính doanh thu và lợi nhuận khi tiến hành triển khai sản phẩm này.
• Bước 5: Phát triển những chiến lược marketing sẽ dùng để quảng bá cho sản phẩm.
• Bước 6: Phát triển và cải tiến sản phẩm để nó được hoàn thiện hơn
• Bước 7: Tiến hành bán thử nghiệm trên thị trường để thấy được phản ứng của khách hàng
• Bước 8: Tiến hành thương mại hóa sản phẩm. Tung sản phẩm ra bán đại trà để tiếp cận được với đông đảo khách hàng.

Sau khi phát triển và thử nghiệm sản phẩm mới, nhân viên trong sơ đồ tổ chức phòng marketing có những công việc cụ thể như sau:

Trước hết, họ phải xác định thị trường và nhóm khách hàng mục tiêu mà sản phẩm sẽ hướng đến. Để làm được điều này, họ cần trả lời các câu hỏi như: Khách hàng tiềm năng là ai? Họ có đặc điểm gì? Vị trí cư trú của họ ở đâu? Họ đang làm nghề nghiệp gì? Nhu cầu của họ về sản phẩm là gì?

Sau đó, họ phải xây dựng kế hoạch Marketing Mix bao gồm giá cả, hệ thống phân phối, và chiến lược quảng cáo. Điều này giúp đưa sản phẩm đến với khách hàng mục tiêu một cách hiệu quả nhất.

Tiếp theo, nhân viên trong sơ đồ tổ chức phòng marketing phải hoạch định và xây dựng kế hoạch bán hàng để đạt được mục tiêu dài hạn cho doanh nghiệp. Điều này bao gồm các hoạt động để quảng bá sản phẩm, tăng cường nhận diện thương hiệu và tạo ra doanh số bán hàng.

Cuối cùng, nhân viên phòng marketing dựa trên sự hài lòng của khách hàng khi dùng thử sản phẩm để đề ra các chương trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm/dịch vụ mới. Điều này giúp doanh nghiệp cải tiến và hoàn thiện sản phẩm của mình để phù hợp với nhu cầu, mục đích cũng như thị hiếu của người tiêu dùng và lan tỏa rộng rãi đến người tiêu dùng.

Mở rộng thị trường

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bộ phận marketing là xác định nhu cầu chuẩn của thị trường và mở rộng thị trường bằng cách tìm kiếm các thị trường mới. Việc này giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác phân khúc thị trường, sức tiêu thụ của thị trường và đưa ra các hướng tiêu thụ sản phẩm cũng như phạm vi bán hàng phù hợp. Đồng thời, bộ phận marketing còn thúc đẩy phát triển các sản phẩm mới hiệu quả và tối ưu kinh phí nhất.

Để thực hiện việc nghiên cứu, phát triển và mở rộng thị trường, các vị trí trong phòng marketing phải thực hiện các công việc cụ thể sau:

Thứ nhất, xây dựng hệ thống thu thập và tổng hợp thông tin về giá cả và sản phẩm, bao gồm thông tin về đối thủ cạnh tranh.

Thứ hai, phân tích và đánh giá các thông tin thu thập được, từ đó đưa ra phương pháp cải tiến sản phẩm hiện tại hoặc phát triển sản phẩm mới tốt hơn về mọi mặt.

Thứ ba, tạo ra ý tưởng cho sản phẩm mới và đề xuất cho ban lãnh đạo, trong đó tập trung vào định hướng thiết kế sản phẩm, nhãn hiệu và bao bì sản phẩm.

Thứ tư, đề xuất và xây dựng chiến lược mở rộng thị trường phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.

Xây dựng hình ảnh thương hiệu cho doanh nghiệp

Việc xây dựng hình ảnh thương hiệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng của phòng marketing để giúp doanh nghiệp đạt được sự uy tín và tăng cường vị thế trên thị trường. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần đảm bảo tính nhất quán và liên tục trong cách truyền tải thông tin liên quan đến thương hiệu.

Những thông tin này phải chính xác, rõ ràng và hấp dẫn đối với khách hàng mục tiêu, từ đó tạo ra giá trị chuyển đổi cao hơn và xây dựng sự tin tưởng và hài lòng từ phía khách hàng. Điều này sẽ giúp nâng cao giá trị thương hiệu và lan tỏa tầm ảnh hưởng của doanh nghiệp trên thị trường.

Những việc các vị trí trong phòng marketing thuộc công ty phải làm để xây dựng và phát triển thương hiệu thường xuyên đó là: 

• Xây dựng được hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp cũng như đầu tư thời gian để vận hành hệ thống ấy đi đến hiệu quả.
• Lên ý tưởng cho chương trình hậu mãi, cũng như chế độ bảo hành sản phẩm
• Tích cực lên ý tưởng tài trợ hoặc tham gia vào các hoạt động tình thương để mở rộn cũng như quảng bá thương hiệu
• Tích cực tham gia vào các chương trình truyền hình có liên quan đến chất lượng sản phẩm và người tiêu dùng để có thể lan tỏa được thương hiệu của mình một cách rộng rãi.

Các loại phòng Marketing

Phòng Marketing Inhouse

Trong một doanh nghiệp, khách hàng thường tương tác với nhiều phòng ban như Quản trị, Kinh doanh, Hành chính – Nhân sự, Tài chính – Kế toán, và Marketing. Trong số đó, Phòng Marketing Inhouse được xem là một trong những phòng ban quan trọng nhất. Phòng Marketing Inhouse chịu trách nhiệm cho toàn bộ quy trình tiếp thị của doanh nghiệp, từ việc đưa ra các ý tưởng, lập kế hoạch, triển khai và đánh giá hiệu quả, không phụ thuộc hoặc chỉ hỗ trợ ít bởi bên thứ ba.

Phòng Marketing thuê ngoài

Phòng Marketing thuê ngoài hoặc Agency là các công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp trong lĩnh vực marketing, được các doanh nghiệp khác thuê để thực hiện các hoạt động truyền thông quảng cáo và tiếp thị thay cho mình.

Agency đóng vai trò là một phòng Marketing bên ngoài, được thuê để thực hiện toàn bộ hoặc một phần các chức năng marketing của doanh nghiệp Client. Quan trọng nhất là các hoạt động marketing phải được thực hiện đúng theo thỏa thuận của hai bên, cùng với sự phối hợp chặt chẽ để đảm bảo đạt được các mục tiêu đã cam kết.

Phòng Marketing gồm những bộ phận nào?

Dưới đây là những vị trí cơ bản thuộc bộ phận Marketing trong công ty:

Giám đốc Marketing

Với vai trò như thuyền trưởng chèo lái con tàu marketing, Giám đốc Marketing là người chịu trách nhiệm quản lý và chi tiêu ngân sách cho các hoạt động quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp, và đảm bảo đưa tàu marketing vào bến bờ an toàn.

Đồng thời, vị trí này cũng phải tính toán và đánh giá giá trị mang lại cho doanh nghiệp từ bộ phận marketing, đảm bảo rằng các hoạt động đang diễn ra đúng hướng và đáp ứng mục tiêu kinh doanh đã đề ra.

Trưởng phòng Marketing 

Vị trí trưởng phòng là người chịu trách nhiệm các công việc được giám đốc marketing giao phó như: 

• Quản lý nhân sự marketing
• Lên kế hoạch hoạt động
• Theo dõi và tối ưu những hiệu quả trong từng chiến dịch marketing 

Ngoài ra, trường phòng marketing còn phải làm những nhiệm vụ do giám đốc marketing hay ban lãnh đạo giao phó, điều động.

Nhân viên Content Marketing 

Content marketing đã trở thành một yếu tố quan trọng trong chiến lược marketing của các doanh nghiệp, và vì thế, nhân viên content marketing đóng vai trò quan trọng trong đội ngũ marketing.

Công việc của nhân viên content marketing là tạo ra các nội dung hấp dẫn và chất lượng để thu hút khách hàng tiềm năng, giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của công ty một cách hiệu quả. Các nội dung này có thể là bài viết, hình ảnh, hoặc video và đảm bảo rằng chúng đáp ứng được nhu cầu và sở thích của khách hàng.

Nhân viên Digital Marketing 

Nhân viên Digital Marketing là một vị trí quan trọng không thể thiếu trong các chiến dịch marketing hiện nay. Với sự bùng nổ của công nghệ và sự phổ biến của các thiết bị kỹ thuật số, có một nhân viên Digital Marketing giỏi là chìa khóa để đem lại thành công cho các hoạt động marketing của doanh nghiệp.

Nhân viên này đảm nhận việc tối ưu hóa các kênh truyền thông kỹ thuật số, phát triển chiến lược quảng cáo trực tuyến và thực hiện các chiến dịch tiếp thị kỹ thuật số nhằm tăng tương tác với khách hàng và cải thiện doanh số.

Nhân viên SEO 

Vị trí nhân viên SEO không chỉ giúp cho doanh nghiệp có thứ hạng cao trong các kết quả tìm kiếm trên các công cụ tìm kiếm, mà còn cung cấp những cơ hội mới như khách hàng tiềm năng và đơn hàng mới. Nhiệm vụ chính của nhân viên SEO là tiến hành nghiên cứu từ khóa dựa trên dữ liệu thu thập được từ hoạt động nghiên cứu khách hàng. Nếu bạn chưa hiểu về SEO và làm thế nào hãy tham khảo khoá học seo web tphcm để hiểu rõ hơn về  công việc và cách xếp hạng website trên Google.

Designer

Những người thiết kế đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng hình ảnh trong chiến dịch Marketing. Họ cũng tham gia vào việc đánh giá tính hiệu quả của các yếu tố sáng tạo, bao gồm cả nội dung và hình ảnh, được sử dụng trong chiến dịch.

Sơ đồ tổ chức phòng Marketing theo từng loại công ty

Việc thiết kế sơ đồ tổ chức phòng marketing phải đảm bảo phù hợp với quy mô hoạt động của từng doanh nghiệp để họ có thể làm tròn được vai trò cũng như nhiệm vụ của mình trong các chiến dịch marketing của doanh nghiệp. 

Tìm hiểu sơ đồ phòng Marketing trong 3 loại hình công ty phổ biến: Agency, Client và doanh nghiệp nhỏ.

1. Sơ đồ tổ chức phòng Marketing của một Agency 

Agency loại hình công ty chuyên cung cấp các dịch vụ truyền thông và quảng cáo. Sơ đồ tổ chức phòng marketing của Agency thường như sau:

• Strategic Planning (Account Planning): có nhiệm vụ tìm hiểu nhu cầu và insight của khách hàng để đưa ra được định hướng hoạt động và phương hướng tiếp cận truyền thông.
• Account Management: bộ phận làm việc trực tiếp với khách hàng, đóng vai trò làm cầu nối để truyền tải thông tin giữa Agency và Client. 
• Creative: chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm và truyền tải ý tưởng được phác thảo trên giấy thành hiện thực. Bên trong của bộ phận creative bao gồm các bộ phận nhỏ hơn là Copywriting và Design.

2. Sơ đồ tổ chức phòng Marketing của một doanh nghiệp nhỏ (SME) 

SME – Small and Media Enter prise dùng để chỉ những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. SME sẽ bao gồm các bộ phận sau:

• Content: chịu trách nhiệm về sáng tác nội dung cho bài viết trên website, thiết kế, chụp ảnh hoặc quay video, hoàn thiện các công tác hậu kì, v.v. 
• Planning: có chức năng nghiên cứu thị trường, đưa ra các ý tưởng để phát triển, lập  ra các kế hoạch truyền thông, hoạch định chiến lược phát triển thị trường.
• Kỹ thuật: thực hiện các nhiệm vụ chạy chiến dịch quảng cáo, tối ưu SEO, quản lý Email, SMS, CRM, v.v.
• Booking:  xây dựng mối quan hệ với truyền thông như KOLs, quảng cáo, diễn đàn, báo chí, v.v.

3. Sơ đồ tổ chức phòng Marketing của một doanh nghiệp Client

Trên thực tế, cơ cấu tổ chức phòng marketing Client đều là những người đã nắm được rõ chủ trương, kế hoạch marketing của toàn công ty. Họ là những người đưa ra được những Brief cho Agency. Qua đó, họ sẽ giám sát việc thực thi các chiến dịch. Cuối cùng đưa ra các quyết định và chịu trách nhiệm về những kế hoạch và chiến lược kinh doanh mà họ phụ trách. 

Trong đó: 

• Brand Team: phụ trách quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp hoặc công ty.
• Marketing Service: hỗ trợ cho Brand Team phát triển trong sơ đồ phòng marketing. Có thể là Research, Media, Digital, E-commerce, Event/OOH, v.v. 

Với bộ phận này sẽ tùy thuộc vào quy mô từng doanh nghiệp mà được bố trí nhiều hoặc ít. Mỗi bộ phận này bao gồm Manager, Assistant Manager và Executive/Intern để phụ trách, chịu trách nhiệm về nội dung công việc.

Mô hình tổ chức phòng Marketing trong doanh nghiệp

1. Mô hình theo chiều dọc

Đây là mô hình quản lý truyền thống, chủ yếu tổ chức quản lý dựa trên sự phân chia cấp bậc rõ ràng. Mô hình này phù hợp cho các tập đoàn, doanh nghiệp có quy mô kinh doanh lớn, đa ngành nghề.

Ưu điểm:

• Mọi quyết định được đưa ra theo trình tự từ trên xuống dưới với mức độ quan trọng giảm dần, đảm bảo tính nhất quán và nhanh chóng do không phải chờ đợi sự thống nhất của tất cả mọi người.
• Hệ thống phân cấp rõ ràng dựa trên trách nhiệm, vai trò của cá nhân trong tập thể. Nhân viên dễ dàng biết ai là quản lý của mình và phải báo cáo công việc cho ai.
• Thúc đẩy nhanh sự phát triển của cá nhân do ai cũng muốn có cơ hội thăng tiến lên những vị trí cao hơn để được hưởng nhiều quyền lợi tốt hơn. 

Nhược điểm:

• Thông tin được chia sẻ trên cơ sở “chọn lọc trước, truyền đạt sau”. Vì thế, nếu nhân viên tiếp nhận thông tin qua nhiều tầng lãnh đạo có thể sẽ xảy ra nhầm lẫn hoặc bỏ lỡ thông tin.
• Tạo cho nhân viên cảm giác áp lực, cách biệt trong giao tiếp, đặc biệt là giữa cấp dưới với cấp trên.
• Dễ xảy ra tình trạng độc tài, chuyên quyền nếu cấp lãnh đạo không có cách quản lý đúng đắn, gây bức xúc cho nhân viên bên dưới. 

2. Mô hình theo chiều ngang

Mô hình tổ chức phòng Marketing theo chiều ngang là mô hình quản lý lấy nhân viên làm trung tâm, giảm sự quản lý theo cấp bậc đến mức tối thiểu. Thường nếu làm việc trong phòng marketing theo mô hình này bạn sẽ có khá ít sếp và rất nhiều đồng nghiệp đồng cấp. Đây là mô hình rất phù hợp cho các công ty nhỏ hoặc mới khởi nghiệp.  

Ưu điểm:

• Với tiêu chí “mọi người đều có quyền quyết định”, mô hình tổ chức phòng Marketing theo chiều ngang giúp khuyến khích mọi nhân viên đưa ra đề xuất, ý tưởng cũng như đóng góp vào quyết định chung.
• Mô hình này khuyến khích nhân viên tích cực đóng góp cho công việc và được công nhận, khen thưởng xứng đáng với kết quả cá nhân đạt được.
• Đề cao tính minh bạch, có sự phối hợp làm việc, truyền đạt thông tin trực tiếp giữa các thành viên trong phòng marketing.
• Khoảng cách giữa quản lý và nhân viên rất nhỏ, tạo cảm giác thỏa mái khi chia sẻ những vấn đề gặp phải trong công việc với nhau.
• Mang đến cơ hội để nhân viên phát triển, học hỏi, trau dồi kỹ năng thông qua quá trình đào tạo và làm việc tại phòng marketing. 

Nhược điểm:

• Do ít cấp quản lý nên ban lãnh đạo có khó nắm được tình hình công việc sát sao để có những phương án điều chỉnh phù hợp.
• Do không phân chia cấp bậc rõ ràng nên dễ xảy ra tình trạng nhân viên không biết phải báo cáo công việc cho ai, vì quyền hạn gần như được chia đều trong bộ phận marketing.

3. Mô hình vừa ngang vừa dọc

Mô hình tổ chức phòng Marketing kết hợp cả hai mô hình trên là một sự lựa chọn tối ưu cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Bằng cách kết hợp phân quyền với cơ cấu phẳng, mô hình này cải thiện được những hạn chế của các cơ cấu phòng marketing theo chiều ngang và chiều dọc.

Việc phân quyền giúp cho cơ cấu phòng marketing được tổ chức nhất quán, có tính kỷ luật rõ ràng, và vận hành nhanh chóng. Đồng thời, cơ cấu phẳng giúp cho các đội nhóm trong bộ phận có sự phối hợp linh hoạt, làm việc với nhau để đạt được hiệu quả cao nhất.

Mô hình này được ưa chuộng bởi nó giúp cho các doanh nghiệp duy trì tính linh hoạt và tập trung vào đội ngũ nhân viên chất lượng cao, cũng như sự phát triển của thương hiệu. Nó cho phép các đội nhóm chuyên môn hóa và tập trung vào công việc của mình, đồng thời giúp tăng cường sự phối hợp và trao đổi thông tin giữa các bộ phận khác nhau.

4. Mô hình Agile

Agile là một phương pháp phát triển linh hoạt ban đầu được áp dụng trong lĩnh vực phần mềm, với mục tiêu đưa sản phẩm đến người dùng nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, Agile đã phát triển thành một hình thức quản lý dự án và được áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực khác như chuyển đổi số và cả trong Marketing.

Mô hình tổ chức phòng Marketing Agile tập trung vào quản lý và hoạt động theo hình thức đội nhóm hoặc dự án, có tính linh hoạt và cải tiến liên tục. Khi áp dụng mô hình này, phòng Marketing sẽ được chia thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm sẽ phụ trách thực hiện những công việc mang lại giá trị cao theo chu kỳ lặp lại, tuy nhiên mỗi lần chu kỳ này sẽ được cải tiến để đảm bảo sản phẩm cuối càng ngày càng tốt hơn.

Doanh nghiệp không có phòng Marketing có được không?

Sau khi nghiên cứu về các bộ phận và chức năng của phòng Marketing, ta có thể thấy được vai trò và tầm quan trọng của phòng này trong hoạt động kinh doanh của mỗi công ty. Thiếu đi phòng Marketing sẽ ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp trẻ mới bắt đầu hoạt động, phát triển một phòng Marketing mạnh mẽ có thể là rất khó khăn do thiếu kinh nghiệm và nguồn lực. Vì vậy, một giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp này là thuê các dịch vụ Marketing từ bên ngoài. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể thực hiện các chiến dịch Marketing Online hiệu quả mà không cần đầu tư vào nhân sự hay các thiết bị, vật tư cần thiết cho một phòng Marketing, khi mà điều kiện của công ty chưa cho phép.

Lời kết

Bài viết chia sẻ về sơ đồ tổ chức phòng Marketing ở các doanh nghiệp, hiểu rõ về chức năng và nhiệm vụ bộ phận Marketing giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về định hướng công việc trong tương lai.

Hãy theo dõi các bài viết tại Website Chuyên Nghiệp để tìm hiểu thêm nhiều thông tin bổ ích về lĩnh vực Marketing. Chúc bạn lựa chọn chuẩn xác và có những bước tiến việc bậc trong sự nghiệp Marketing!