ERP là gì? Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc áp dụng hệ thống ERP đã trở thành một xu hướng mới trong quản lý doanh nghiệp. Từ quản lý tài chính, nguồn nhân lực, quản lý đơn hàng cho đến quản lý dự án, hệ thống ERP giúp các doanh nghiệp tăng cường hiệu suất quản lý. Hãy cùng Web Chuyên Nghiệp tìm hiểu chi tiết hơn về ERP ngay sau đây!
ERP là gì?
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning (Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp), một hệ thống phần mềm được sử dụng để tích hợp và quản lý các hoạt động kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp.
ERP bao gồm một loạt các ứng dụng và chức năng để tự động hóa và tăng cường hiệu suất của các quy trình và hoạt động trong các lĩnh vực như tài chính, nguồn nhân lực, quản lý đơn hàng, quản lý kho, quản lý sản xuất, quản lý dự án và nhiều khía cạnh khác.
Hệ thống ERP cho phép các bộ phận và phòng ban trong doanh nghiệp chia sẻ thông tin và tương tác với nhau một cách liên tục và hiệu quả. Bằng cách tự động hóa các quy trình và tích hợp thông tin từ các phòng ban khác nhau, ERP giúp giảm thiểu sự trùng lặp công việc, tối ưu hóa tài nguyên và tăng cường khả năng đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác và kịp thời.
Lịch sử của hệ thống ERP
Lịch sử của hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) kéo dài hơn 100 năm. Vào năm 1913, kỹ sư Ford Whitman Harris đã phát triển mô hình được gọi là Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ). Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) là số lượng hàng hóa tối ưu mà một doanh nghiệp nên đặt mua mỗi lần để tối thiểu hóa tổng chi phí liên quan đến việc đặt hàng và duy trì hàng tồn kho.
Công ty sản xuất dụng cụ Black và Decker đã thay đổi cuộc chơi vào năm 1964 khi trở thành công ty đầu tiên áp dụng giải pháp Lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (Material Requirements Planning – MRP) kết hợp các khái niệm EOQ với máy tính mainframe. MRP vẫn là tiêu chuẩn trong ngành sản xuất cho đến khi hệ thống Lập kế hoạch tài nguyên sản xuất (gọi là MRP II) được phát triển vào năm 1983.
MRP II (Manufacturing Resource Planning) là một hệ thống quản lý tài nguyên sản xuất được phát triển để tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý tài nguyên trong một doanh nghiệp sản xuất. Đây là phiên bản tiến hóa của hệ thống MRP ban đầu, được mở rộng để có khả năng quản lý kế hoạch sản xuất, quản lý công nghệ, quản lý nguồn nhân lực, quản lý tài chính và quản lý khách hàng.
Trong những năm 1970 và 1980, công nghệ máy tính phát triển và MRP II ra đời để xử lý các hoạt động kinh doanh ngoài sản xuất, bao gồm tích hợp dữ liệu tài chính, quản lý quan hệ khách hàng và nhân sự. Đến năm 1990, các nhà phân tích công nghệ đã có tên gọi cho loại phần mềm quản lý doanh nghiệp mới này – hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (hay ERP).
Các chức năng chính của hệ thống ERP
Hiểu được các tính năng chính của hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) sẽ giúp bạn hiểu rõ lý do tại sao phần mềm này đóng vai trò quan trọng trong nhiều doanh nghiệp. Dưới đây là một số chức năng hữu ích của các hệ thống ERP:
Tích hợp
Khả năng tích hợp dữ liệu là một trong những tính năng quan trọng nhất của hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP). ERP giúp loại bỏ các “kho dữ liệu riêng biệt”, nơi dữ liệu bị cô lập và không thể truy cập bởi các bộ phận khác trong tổ chức. Thay vào đó, ERP tạo ra một nguồn dữ liệu duy nhất, thống nhất, có thể truy cập được bởi tất cả các bộ phận cần thiết.
Tự động hóa
Hệ thống ERP tự động hóa quy trình kinh doanh bằng cách tự động xử lý các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Ví dụ, việc tạo và xử lý đơn hàng, lập kế hoạch sản xuất, quản lý tồn kho, và tạo báo cáo tài chính có thể được thực hiện tự động trong hệ thống ERP, giảm thiểu sự can thiệp của con người và tăng cường hiệu suất. Khả năng này giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu suất, giảm thiểu công việc thủ công và lỗi.
Phân tích dữ liệu
ERP thu thập dữ liệu từ các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp và lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu trung tâm. Dữ liệu này sau đó được phân tích bằng các công cụ phân tích dữ liệu của ERP để tạo ra thông tin chi tiết có giá trị. Dữ liệu được phân tích giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về toàn bộ doanh nghiệp và đưa ra quyết định sáng suốt hơn dựa trên dữ liệu thực tế.
Báo cáo
Báo cáo ERP cung cấp cho ban lãnh đạo và nhân viên thông tin chi tiết về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giúp họ đưa ra quyết định sáng suốt hơn và cải thiện hiệu quả hoạt động. ERP cho phép người dùng tạo báo cáo theo nhu cầu cụ thể của họ, sử dụng các bộ lọc và tiêu chí tùy chỉnh. Hệ thống cung cấp các báo cáo được thiết kế sẵn ví dụ như báo cáo tài chính, báo cáo bán hàng, báo cáo kho hàng,…
Quản lý tài chính – kế toán
Hệ thống ERP cho phép người dùng tạo hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, và các văn bản tài chính khác. Hệ thống cũng tự động hạch toán các giao dịch vào các tài khoản tương ứng trong sổ sách kế toán. Việc tự động hóa quy trình hạch toán giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác của thông tin tài chính.
Với các chức năng quản lý công nợ để theo dõi và kiểm soát các khoản phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả, đảm bảo thu phải thu đúng hạn và kiểm soát nợ phải trả. Từ dữ liệu được cung cấp ERP tự động tạo và tổ chức các báo cáo tài chính quan trọng như báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, và báo cáo lợi nhuận giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
ERP là hệ thống tập trung dữ liệu từ nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, bao gồm cả bộ phận bán hàng và chăm sóc khách hàng. Do đó, các bộ phận có thể truy cập được dữ liệu khách hàng và đưa ra sự hỗ trợ phù hợp. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên, cho phép họ tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
Chi tiết tại: CRM Là Gì? Lợi Ích Của Hệ Thống CRM Đối Với Doanh Nghiệp
Bán hàng và tiếp thị
Hệ thống ERP tích hợp CRM cũng mang lại lợi ích cho bộ phận tiếp thị và bán hàng bằng cách làm cho quá trình bán hàng dễ dàng hơn. Cụ thể, các nhân viên có thể dễ dàng tạo báo giá và đơn đặt hàng, quản lý hoa hồng, theo dõi tiến độ hoàn thành KPI, theo dõi các hợp đồng quan trọng,…
Nhân sự
Trong lĩnh vực nhân sự, ERP giúp lưu trữ thông tin chi tiết về nhân viên, chẳng hạn như thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, chức vụ, số hồ sơ bảo hiểm xã hội, thời gian bắt đầu làm việc,…. Các nhân viên bộ phận nhân sự có thể nhập dữ liệu nhân viên vào hệ thống ERP để lưu trữ, theo dõi và kiểm soát danh sách nhân sự vào – ra của công ty. Các nhân viên cũng có thể tạo đơn xin nghỉ phép trên ERP thay vì làm đơn viết tay.
Quản lý chuỗi cung ứng
ERP giúp theo dõi lượng hàng tồn kho theo thời gian thực, đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ nguyên vật liệu cho sản xuất và thành phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Hệ thống giúp theo dõi tình trạng vận chuyển hàng hóa, đảm bảo hàng hóa được giao đến khách hàng đúng thời hạn. Hệ thống cũng hỗ trợ lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận chuyển.
Lợi ích khi sử dụng ERP là gì?
Khi mới bắt đầu tìm hiểu về ERP, câu hỏi chung của nhiều doanh nghiệp chính là “ERP có thể giúp ích gì công ty?”. Phần mềm ERP đóng vai trò như trung tâm lưu trữ dữ liệu của toàn công ty, cung cấp những chức năng giúp cải thiện năng suất và giảm thiểu chi phí. Vậy những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi sử dụng hệ thống ERP là gì?
Bảo mật thông tin
Dữ liệu là một tài sản quan trọng đối với các doanh nghiệp vì chúng có thể giúp đưa ra những quyết định lớn cho công ty. Với hệ thống ERP, vì tất cả dữ liệu được lưu trữ ở một nơi duy nhất nên bạn sẽ không cần thiết lập nhiều hệ thống bảo mật khác nhau cho nhiều loại tài liệu khác nhau.
ERP thay thế cho những bảng tính hay tài liệu điện tử mà nhân viên phải lưu trữ trên thiết bị cá nhân của mình. Với hệ thống đám mây ERP, thông tin của bạn được phân phối đến các máy chủ từ xa và củng cố thêm lớp bảo mật cho dữ liệu. Ngoài ra, hệ thống còn tăng cường bảo mật cho dữ liệu vì bạn có thể phân quyền truy cập cho nhân viên tương ứng với chức vụ của họ.
Cải thiện năng suất
Hệ thống ERP có thể giúp công ty cải thiện năng suất làm việc theo nhiều cách khác nhau. Chẳng hạn, hệ thống có thể tự động hóa những tác vụ cơ bản, có tính lặp đi lặp lại. Điều này giúp giải phóng thời gian của nhân viên và cho phép họ dành thời gian để làm những công việc mang lại nhiều giá trị hơn cho công ty.
Ngoài ra, ERP còn giúp các nhân viên hoàn thành công việc nhanh hơn vì họ có thể truy cập những thông tin mình cần nhanh hơn. Thay vì phải liên lạc với các bộ phận khác để có thông tin cần thiết, nhân viên có thể tự tìm thấy thông tin mình cần thông qua ERP nếu họ được cấp quyền xem. Khi năng suất được nâng cao, công ty sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả hơn và không cần tuyển thêm nhân viên mới.
Tính di động
Người lao động ngày nay có thể làm việc ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng của mình thay vì máy tính. Các phần mềm ERP ngày nay rất thân thiện với thiết bị di động và có thể được sử dụng với đầy đủ chức năng như trên máy tính. Nhân viên có thể truy cập dữ liệu, tạo báo cáo ngay trên điện thoại khi họ phải làm việc bên ngoài văn phòng.
Đối với một số công ty, tính di động cao không phải điều kiện nên có mà là điều kiện phải có. Khi công ty hoạt động trong lĩnh vực mà nhân viên phải rời văn phòng thường xuyên vì tính chất công việc, cập nhật thông tin qua điện thoại di động sẽ tiện lợi hơn rất nhiều so với máy tính. Các nhân viên cũng có thể tạo đề xuất hoặc chấp thuận đề xuất quan trọng ngay trên điện thoại khi họ đang ở bên ngoài văn phòng.
Tiết kiệm chi phí
Đối với chủ doanh nghiệp và ban quản lý, lý do có thể thuyết phục họ mua phần mềm ERP là phần mềm giúp họ tiết kiệm một khoản chi phí khá lớn. Chức năng tự động hóa của hệ thống mà chúng ta đã nhắc đến ở trên có thể giúp cắt giảm nhiều chi phí quản lý và vận hành. Các tác vụ giấy tờ có thể được thực hiện nhanh chóng trên phần mềm hoặc thậm chí bị loại bỏ hoàn toàn.
Cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng
Mọi doanh nghiệp đều phải cạnh tranh với các doanh nghiệp khác để giành được sự chú ý của cùng một nhóm khách hàng. Đó là lý do tại sao cải thiện trải nghiệm khách hàng trở nên cực kỳ quan trọng, và phần lớn trải nghiệm đó được định hình bởi mức độ dịch vụ khách hàng mà công ty có thể cung cấp.
Hệ thống ERP giúp các công ty nâng cao chất lượng dịch vụ của mình vì nó lưu trữ mọi thông tin của khách hàng, từ thông tin liên hệ cho đến lịch sử đặt hàng và hỗ trợ. Điều này giúp nhân viên hiểu được tình huống và giải quyết vấn đề nhanh hơn khi khách hàng cần hỗ trợ.
Hiểu hơn về: Chăm sóc khách hàng là gì? Tầm quan trọng và mô tả công việc
Những ngành, nghề nên sử dụng hệ thống ERP
ERP là một công nghệ đột phá cho doanh nghiệp với mọi quy mô. Bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức nào cần một hệ thống quản lý dữ liệu tập trung đều sẽ hưởng lợi từ phần mềm ERP.
Một số ngành đặc biệt có lợi khi sử dụng hệ thống ERP. Với nhiều công cụ đa dạng, các doanh nghiệp hoạt động trong những ngành này có thể theo dõi tài sản, cải thiện quản lý hàng tồn kho và cập nhật dữ liệu giúp các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt cho công ty. Từ các tập đoàn toàn cầu lớn đến các SMB địa phương, hệ thống ERP đã giúp tối đa hóa giá trị mà các doanh nghiệp này nhận được.
Một số ngành nên sử dụng phần mềm ERP bao gồm:
- Sản xuất
- Phân phối
- Xây dựng
- Chăm sóc sức khỏe
- Phụ tùng ô tô
- Vận tải & Logistics
- Thực phẩm & Đồ uống
- Viễn thông/Truyền thông
- Khách sạn
Tổng kết
Giải pháp ERP là một hệ thống quản lý toàn diện giúp các doanh nghiệp tổ chức, quản lý và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của mình. Với khả năng tích hợp nhiều chức năng và thông tin từ các phòng ban khác nhau vào một nền tảng duy nhất, ERP mang đến sự hiệu quả và sự linh hoạt cho quy trình kinh doanh.
Hy vọng bài viết trên của Web Chuyên Nghiệp đã giúp bạn hiểu được ERP là gì và giải đáp những thắc mắc của bạn.
Khánh Uyên tốt nghiệp cử nhân ngành Quản Trị Kinh Doanh, chuyên ngành Marketing. Với gần 2 năm kinh nghiệm, Khánh Uyên đã tiếp nhận và thực hiện nhiều dự án lớn nhỏ trong mảng sức khỏe, mảng thực phẩm, mảng giáo dục,… Và hiện đang làm chuyên môn chính là SEO cho công ty Miko Tech.